Checklist pour organiser une vente aux enchères musicale

Une vente aux enchères musicale demande plus qu’une liste de lots et un micro. Il faut préparer chaque objet, rendre les informations accessibles aux acheteurs et tester le son avant leur arrivée. Le catalogue, les formulaires d’enchère et le paiement doivent être prêts assez tôt pour éviter les files d’attente. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au contrôle final des lots.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de la vente aux enchères
Réserver le lieu
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
Inventorier le matériel de musique
2 personnes
Numéroter les lots
2 personnes
Photographier les lots
2 personnes
Rédiger les descriptions des lots
2 personnes
Fixer les prix de départ
2 personnes
Créer le catalogue de la vente aux enchères
2 personnes
Faire imprimer le catalogue
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande traiteur
Préparer les formulaires d’enchère
2 personnes
Copier les listes de lots
Mettre en place la procédure de paiement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Vérifier les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les lots
3 personnes
Sécuriser les parcelles
2 personnes
Disposer les catalogues
2 personnes
Préparer les cartes d’enchères
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Lancer la musique d'accueil
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Vérifier la caisse et le matériel de paiement
2 personnes
Briefer l’équipe de vente aux enchères
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les cartes d’enchères
2 personnes
Présenter les lots
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les règles de la vente aux enchères
Diriger la première manche de vente aux enchères
2 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Marquer les lots vendus
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner les tables et le service traiteur
2 personnes
Diriger le deuxième tour de vente aux enchères
2 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Mettre les lots vendus en lieu sûr
2 personnes
Traiter les paiements
3 personnes
Remettre les lots gagnants
3 personnes
Servir la pause du soir
2 personnes
Diriger le troisième tour de vente aux enchères
2 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Confirmer les montants finaux
2 personnes
Traiter les derniers paiements
3 personnes
Distribuer les derniers lots
3 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

Compter et vérifier les lots
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Stocker les lots en sécurité
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rassembler le matériel de retour
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Relancer les lots impayés
Archiver les plans de parcelles
Déposer le produit des ventes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 6
Comptoirqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Platines
Amplificateur
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de vente aux enchères

Cartons d’enchèresqté 80
Panneaux de lotqté 100
Autocollants de lotqté 120
Presse-papiersqté 12
Bulletins d’enchèreqté 150
Catalogues de vente aux enchèresqté 100
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Sacs en papierqté 100
Pince à étiquettes de prix
Rouleaux de numérosqté 2
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Serre-câblesqté 50

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Ciseauxqté 4
Ruban adhésifqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par numéroter chaque lot avant de rédiger le catalogue. Utilisez le même numéro sur la photo, la description, le panneau de lot, l’autocollant et le formulaire d’enchère pour éviter les erreurs lors du retrait.
Prévoyez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant la vente. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Imprimez les catalogues et les formulaires d’enchère au moins 2 jours avant l’événement. Gardez une réserve d’environ 10 % de bulletins et de stylos par rapport au nombre d’inscrits.
Testez l’ensemble du matériel audio le jour précédent : platines, amplificateur, haut-parleurs, microphones, table de mixage, ordinateur et vidéoprojecteur. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et piles, qui sont souvent oubliées.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Cela laisse le temps d’installer les tables, les sièges, les lots numérotés, les formulaires et le comptoir de paiement, puis de vérifier chaque lot une dernière fois.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une vente aux enchères musicale ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 5 jours avant la vente afin de finaliser le catalogue, les besoins alimentaires et les quantités de matériel.
Combien de temps faut-il pour préparer les lots d’une vente aux enchères ?: Prévoyez au moins 2 semaines pour inventorier le matériel musical, fixer les prix de départ, prendre les photos et rédiger les descriptions. Terminez la vérification physique des lots la veille, puis faites un dernier contrôle à l’ouverture du lieu.
Combien de catalogues et de formulaires d’enchère imprimer ?: Imprimez un catalogue par participant ou par foyer, puis ajoutez une réserve de 10 %. Pour les bulletins d’enchère, prévoyez au minimum 2 exemplaires par participant, avec 10 % supplémentaires pour les erreurs ou les remplacements.
Quand tester le son et le matériel audiovisuel ?: Faites un test complet la veille, puis un contrôle rapide 1 à 2 heures avant l’ouverture. Testez chaque microphone, les platines, l’amplificateur, les haut-parleurs, la table de mixage et la projection, sans oublier les câbles et les piles.

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