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Musikauktion organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Eine Musikauktion steht und fällt mit klar beschriebenen Losen, getesteter Technik und einem einfachen Zahlungsablauf. Bestätige zuerst Termin und Location, erfasse dann die Musikstücke und nummeriere jedes Los eindeutig. Danach folgen Fotos, Beschreibungen, Startpreise, Katalog und Einladungen. In den letzten Tagen prüfst du Gebotsformulare, Loslisten, Catering, Getränke und die komplette Ton- und Projektionstechnik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Auktionsdatum bestätigen

  • Location reservieren

  • Auktionsbedingungen festlegen

    2 Personen

  • Musiklötzen inventarisieren

    2 Personen

  • Lose nummerieren

    2 Personen

  • Lose fotografieren

    2 Personen

  • Losbeschreibungen schreiben

    2 Personen

  • Startpreise festlegen

    2 Personen

  • Auktionskatalog erstellen

    2 Personen

  • Katalog drucken lassen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Ankündigung veröffentlichen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Gebotsformulare vorbereiten

    2 Personen

  • Loslisten kopieren

  • Zahlungsablauf vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Auktionslose prüfen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Lose ausstellen

    3 Personen

  • Lose sichern

    2 Personen

  • Kataloge auslegen

    2 Personen

  • Gebotskarten bereitlegen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Musik für den Empfang starten

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Kasse und Zahlungsmaterial prüfen

    2 Personen

  • Auktionsteam instruieren

    4 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Gebotskarten ausgeben

    2 Personen

  • Lose erläutern

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Auktionsregeln ankündigen

  • Erste Auktionsrunde leiten

    2 Personen

  • Gebote erfassen

    2 Personen

  • Verkaufte Lose markieren

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Tische und Catering auffüllen

    2 Personen

  • Zweite Auktionsrunde leiten

    2 Personen

  • Gebote erfassen

    2 Personen

  • Verkaufte Lose sicher verstauen

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    3 Personen

  • Verteilung der gewonnenen Lose

    3 Personen

  • Abendpause servieren

    2 Personen

  • Dritte Versteigerungsrunde leiten

    2 Personen

  • Gebote erfassen

    2 Personen

  • Endbeträge bestätigen

    2 Personen

  • Letzte Zahlungen bearbeiten

    3 Personen

  • Letzte Lose ausgeben

    3 Personen

  • Verabschiedung der Besucher

    2 Personen

Nachbereitung

  • Lose zählen und prüfen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Lose sicher verwahren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Rücklaufmaterial sammeln

    2 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Unbezahlte Parzellen nachfassen

  • Parzellenübersichten archivieren

  • Verkaufserlös einzahlen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • HockerAnz. 6
  • EmpfangstresenAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Drehteller
  • Verstärker
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Projektionsleinwand
  • Beamer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • BatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 4

Auktionsmaterial

  • GebotskartenAnz. 80
  • Parzellen-SchilderAnz. 100
  • StandetikettenAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 12
  • GebotsformulareAnz. 150
  • AuktionskatalogeAnz. 100
  • StifteAnz. 40
  • MarkerAnz. 12
  • PapiertragetaschenAnz. 100
  • Preiszange
  • NummernrollenAnz. 2
  • Kasse
  • Geldkassette
  • Kartenterminal
  • KabelbinderAnz. 50

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ScherenAnz. 4
  • KlebebandAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Losverwaltung. Fotografiere jedes Musikstück, vergib eine eindeutige Losnummer und schreibe pro Los eine kurze Beschreibung mit Zustand und Startpreis.
  • Schließe den Auktionskatalog spätestens sieben Tage vor dem Termin ab. Plane zusätzlich Zeit für Druck, Sortierung und eine Reserve ein, falls sich bei der letzten Prüfung noch ein Los ändert.
  • Teste Verstärker, Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Beamer mindestens einen Tag vorher gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und Ersatzbatterien nicht erst beim Aufbau bereit.
  • Bereite Gebotskarten, Gebotsformulare, Klemmbretter und Stifte in ausreichender Zahl vor. Rechne pro erwarteter Person mit einem Formular und lege mindestens 10 Prozent Reserve zurück.
  • Plane den Zahlungsvorgang vor der Auktion vollständig durch: nummerierte Loslisten, klare Zuständigkeit und Tragetaschen für gekaufte Stücke. So bleibt die Ausgabe auch bei mehreren gewonnenen Losen übersichtlich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikauktion organisieren?
Starte idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Location und Losen. Die Technik solltest du spätestens am Vortag testen, Katalog und Einladungen deutlich früher fertigstellen.
Wie viele Lose braucht man für eine Musikauktion?
Eine feste Mindestzahl gibt es nicht; entscheidend sind überschaubare Beschreibungen und eine eindeutige Nummerierung. Plane für jedes Los ein Foto, eine Beschreibung, einen Startpreis und einen Eintrag im Katalog ein.
Wann soll der Auktionskatalog gedruckt werden?
Drucke den Katalog etwa sieben Tage vor der Auktion, nachdem Losnummern, Fotos, Beschreibungen und Startpreise geprüft wurden. So bleibt Zeit für Korrekturen und das Sortieren der Exemplare.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Musikauktion?
Plane mindestens zwei bis drei Stunden für Tische, Sitzplätze, Empfang, Lose, Beschilderung und Technik ein. Öffne die Location früh genug, damit ein kompletter Sound- und Beamer-Test vor dem Einlass möglich ist.

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