Checklist para organizar una subasta de música

Una subasta de música necesita más preparación que una simple venta: cada lote debe estar identificado, descrito y listo para consultar antes de empezar. Esta checklist te guía desde la fecha y el lugar hasta los formularios de puja, el equipo de sonido y el procedimiento de pago. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las copias de las listas de lotes y la comprobación final del material. Sigue el orden y tendrás claro qué cerrar primero.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha de la subasta
Reservar el lugar
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
Inventariar el lote de música
2 personas
Numerar los lotes
2 personas
Fotografiar las parcelas
2 personas
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
Fijar precios de salida
2 personas
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
Mandar imprimir el catálogo
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Realizar el pedido de catering
Preparar los formularios de puja
2 personas
Copiar las listas de lotes
Preparar el procedimiento de pago
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Comprobar los lotes de la subasta
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Exponer los lotes
3 personas
Asegurar los lotes
2 personas
Colocar los catálogos
2 personas
Preparar las tarjetas de puja
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Empezar la música de bienvenida
Preparar la restauración
3 personas
Comprobar la caja y el material de pago
2 personas
Instruir al equipo de la subasta
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir tarjetas de puja
2 personas
Explicar los lotes
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar las normas de la subasta
Dirigir la primera ronda de subasta
2 personas
Registrar pujas
2 personas
Marcar los lotes vendidos
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer las mesas y el catering
2 personas
Dirigir la segunda ronda de la subasta
2 personas
Registrar pujas
2 personas
Guardar los lotes vendidos en un lugar seguro
2 personas
Procesar pagos
3 personas
Entrega de lotes ganados
3 personas
Servir el descanso de la tarde
2 personas
Dirigir la tercera ronda de la subasta
2 personas
Registrar pujas
2 personas
Confirmar importes finales
2 personas
Procesar los últimos pagos
3 personas
Entregar los últimos lotes
3 personas
Despedida de los visitantes
2 personas

Seguimiento

Contar y comprobar los lotes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Almacenar los lotes de forma segura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Recoger el material de devolución
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Llamar a los lotes impagados
Archivar los resúmenes de lotes
Ingresar los ingresos de ventas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetescant. 6
Mostradorcant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Tocadiscos
Amplificador
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Pantalla de proyección
Proyector
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Material de subasta

Tarjetas de pujacant. 80
Carteles de lotecant. 100
Pegatinas de lotescant. 120
Portapapelescant. 12
Formularios de pujacant. 150
Catálogos de subastacant. 100
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bolsas de papel con asascant. 100
Pinza de precios
Rollos numeradoscant. 2
Caja registradora
Caja registradora
Terminal de pago
Bridascant. 50

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tijerascant. 4
Cinta adhesivacant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Carteles direccionalescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las condiciones de la subasta antes de publicar la invitación. Incluye cómo se puja, cuándo termina cada lote y cómo se realiza el pago, para que los participantes reciban la misma información desde el principio.
Prepara el catálogo después de inventariar, numerar, fotografiar y describir todos los lotes. Revisa que cada número del catálogo coincida con la pegatina y el cartel colocados en la sala.
Abre las inscripciones con antelación suficiente para pedir las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido de catering. Haz una copia de la lista de inscritos para la recepción y otra para quien gestione las pujas.
Prueba el tocadiscos, el amplificador, los altavoces, los micrófonos y la mesa de mezclas antes de abrir el lugar. Comprueba también los cables alargadores, las regletas, las baterías y el proyector, no solo el sonido.
Prepara un puesto de registro con tarjetas de puja, portapapeles, formularios, catálogos y bolígrafos. Reserva bolsas de papel con asas y una pinza de precios para entregar las compras sin interrumpir el cierre y el pago.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta de música?: Empieza al menos 4 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, preparar los lotes, imprimir el catálogo, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones sin dejar el catering ni el material de puja para el último momento.
¿Qué información debe incluir el catálogo de una subasta de música?: Incluye el número de cada lote, una descripción clara, fotografías cuando ayuden a identificarlo y el precio de salida. Comprueba el catálogo contra el inventario antes de mandarlo imprimir y prepara copias suficientes para los asistentes.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados y pedir el catering?: Cierra las inscripciones varios días antes del evento y recoge las preferencias dietéticas en el formulario. Haz el pedido de catering después de revisar esa lista, no cuando ya estén abriendo el lugar.
¿Qué hay que comprobar el día de la subasta?: Antes de recibir al público, verifica los lotes, los números, los carteles, los formularios de puja y el procedimiento de pago. Abre el lugar con tiempo para probar el equipo y enfriar las bebidas antes de que empiece la subasta.

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