Checklist voor een muziekschool open dag organiseren

Een muziekschool open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen optredens en proeflessen inplannen. Je verdeelt lokalen, docenten en publieksstromen, zodat bezoekers op tijd weten waar ze moeten zijn en instrumenten direct bespeelbaar zijn. Begin met een programma per ruimte en werk daarna terug naar aanmeldingen, communicatie, catering en techniek. In de laatste week draait alles om controleren: van gestemde piano’s en microfoons tot naamkaartjes, routekaarten en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Lokalen en publieksruimtes indelen
2 personen
Docenten voor activiteiten inplannen
2 personen
Optredens en workshops bevestigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online aankondigen
Posters en flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief programma publiceren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelwaren en dranken koelen
2 personen
Instrumenten en apparatuur controleren
3 personen
Optredens technisch voorbereiden
3 personen
Programma's en routekaarten printen
2 personen
Naamkaartjes en badges maken
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Instrumenten in proeflokalen klaarzetten
4 personen
Muziekinstrumenten stemmen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht en kabels veilig afwerken
2 personen
Buffet- en dranktafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Allergenen bij buffet markeren
bewegwijzering ophangen
2 personen
Sanitaire ruimtes controleren
Teambriefing houden
6 personen

Event

Deuren en ontvangst openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers naar lokalen verwijzen
2 personen
Proeflessen begeleiden
6 personen
Instrumenten demonstreren
5 personen
Muziekworkshops begeleiden
5 personen
Inschrijvingen voor proeflessen noteren
2 personen
Informatiestand bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Zaalwisselingen begeleiden
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondconcert technisch begeleiden
3 personen
Artiesten en deelnemers ontvangen
2 personen
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies en glazen verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig opbergen
4 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Kabels oprollen en opbergen
2 personen
Deuren en ramen controleren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers per e-mail bedanken
Proeflesaanvragen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Klapstoelenaantal 20
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Piano'saantal 3
Elektronische keyboardsaantal 6
Gitaarversterkersaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 24
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Laptop
Muziekstandaardverlichtingaantal 6
Metronomenaantal 6
Koptelefoonsaantal 12
Koptelefoonversterkersaantal 2
Percussiesetsaantal 4
Gitaarstandaardsaantal 8
Instrumentstandaardsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkleedjesaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 8
Plantenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Scharenaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Servettenhoudersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Registratie

Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Informatiefoldersaantal 200
Programmaflyersaantal 200
Inschrijfformulierenaantal 150
Routekaartenaantal 100
Naambadgehoudersaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een programma per lokaal met tijden, docent en maximumaantal deelnemers. Zo zie je meteen waar workshops overlappen en hoeveel lokalen of begeleiders je nodig hebt.
Plan de techniek per optreden minimaal één dag vooraf. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, DI-boxen, kabels en stroompunten; leg kabelmatten klaar op plekken waar bezoekers lopen.
Zet de ontvangst in als eerste oriëntatiepunt: plaats registratie, naamkaartjes, routekaarten en programma’s bij elkaar. Print minstens 10 procent extra exemplaren boven het verwachte bezoekersaantal.
Laat bezoekers bij de aanmelding kiezen voor proeflessen of workshops en verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Bereken daarna pas de catering en controleer de boodschappenlijst, zodat je niet te veel of te weinig inkoopt.
Loop de route een uur voor opening zelf af. Controleer of lokalen herkenbaar zijn, instrumenten klaarstaan, stoelen en tafels goed staan en docenten weten waar ze moeten zijn; vergeten muziekschoolmaterialen vallen vooral op bij de eerste proefles.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekschool open dag organiseren?: Leg datum, programma en beschikbare lokalen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de open dag, zodat je workshops en docenten op tijd kunt bijsturen.
Hoeveel docenten heb ik nodig voor een muziekschool open dag?: Plan minimaal 1 docent of begeleider per gelijktijdige activiteit en houd daarnaast 1 persoon vrij voor ontvangst en vragen. Bij workshops met instrumenten werkt een richtlijn van ongeveer 8 tot 12 deelnemers per begeleider praktisch.
Wanneer moet de techniek voor optredens worden getest?: Controleer instrumenten en apparatuur 2 tot 3 dagen vooraf en doe de volledige soundcheck uiterlijk 1 dag voor de open dag. Test per optreden microfoons, kabels, DI-boxen, mengpaneel, luidsprekers en stroomaansluitingen.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een muziekschool open dag?: Bereken de catering op basis van het verwachte aantal aanwezigen plus ongeveer 10 procent reserve. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en koel dranken en andere koelwaren de avond vóór de open dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.