Checklist pour organiser les portes ouvertes d’une école de musique

Une journée portes ouvertes réussie demande plus qu’un programme d’activités. Il faut coordonner les enseignants, répartir les salles, préparer les instruments et guider les visiteurs dès leur arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières annonces jusqu’au rangement final. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, plans de parcours, câbles, sonorisation et accord des instruments.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir les salles et les espaces publics
2 personnes
Planifier les enseignants pour les activités
2 personnes
Confirmer les spectacles et les ateliers
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
Distribuer les affiches et les flyers
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme définitif
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les produits frais et les boissons
2 personnes
Vérifier les instruments et le matériel
3 personnes
Préparer techniquement les spectacles
3 personnes
Imprimer les programmes et les plans de parcours
2 personnes
Créer des badges et des porte-noms
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
Installer les instruments dans les salles d’essai
4 personnes
Accorder les instruments de musique
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Sécuriser l’éclairage et les câbles
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Indiquer les allergènes au buffet
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les salles
2 personnes
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
Démontrer les instruments
5 personnes
Animer des ateliers de musique
5 personnes
Noter les inscriptions aux cours d'essai
2 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer les changements de salle
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Assurer l’encadrement technique du concert du soir
3 personnes
Accueillir les artistes et les participants
2 personnes
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Enrouler et ranger les câbles
2 personnes
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les visiteurs par e-mail
Traiter les demandes de cours d’essai

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Chaises pliantesqté 20
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4
Paravents de vestiaireqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Pianosqté 3
Claviers électroniquesqté 6
Amplis de guitareqté 4
Pupitres de musiqueqté 24
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Éclairage de pupitre de musiqueqté 6
Métronomesqté 6
Casques audioqté 12
Amplificateurs pour casqueqté 2
Ensembles de percussionsqté 4
Supports de guitareqté 8
Pieds de microqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 8
Plantesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Porte-serviettesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2

Inscription

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 150
Brochures d’informationqté 200
Flyers du programmeqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d'itinéraireqté 100
Supports de badges nominatifsqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de publier le formulaire d’inscription : les visiteurs doivent savoir quelles activités, spectacles et ateliers sont proposés.
Publiez le programme définitif quelques jours avant l’événement, puis imprimez suffisamment de programmes et de plans de parcours pour l’accueil et les salles.
Prévoyez une table d’inscription clairement visible avec badges, porte-noms et une personne dédiée pendant toute la première heure d’arrivée.
Testez la sonorisation dans chaque salle avant l’ouverture : microphones, pieds, amplis, haut-parleurs, table de mixage, boîtiers DI et câbles doivent être vérifiés ensemble.
Refroidissez les produits frais et les boissons à temps et calculez les quantités après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires, plutôt que de commander au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser les portes ouvertes d’une école de musique ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer les enseignants, les spectacles et les ateliers, puis de diffuser les invitations et le formulaire d’inscription.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez une table d’inscription, des badges ou porte-noms, des programmes et des plans de parcours. Organisez l’accueil au moins 30 minutes avant l’ouverture afin de vérifier les inscriptions et d’orienter les premières familles.
Combien de temps faut-il pour préparer les instruments et la sonorisation ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les pianos, claviers, amplis, pupitres et microphones. Ajoutez du temps pour accorder les instruments et tester les câbles, les rallonges et les multiprises.
Quand calculer les quantités de restauration ?: Faites le calcul après la clôture ou la mise à jour des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi intégrer le nombre de participants et les besoins alimentaires recueillis.

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