Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una escuela de música

Una jornada de puertas abiertas de una escuela de música combina visitas, demostraciones, actuaciones y talleres en varios espacios. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y el programa hasta la recepción del público. Incluye los puntos que suelen retrasarse: confirmar docentes y actuaciones, cerrar las inscripciones, preparar mapas y acreditaciones y comprobar cada instrumento y conexión técnica. También te permite calcular el catering según las preferencias dietéticas registradas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir las aulas y los espacios para el público
2 personas
Programar a los docentes para las actividades
2 personas
Confirmar actuaciones y talleres
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
Distribuir carteles y folletos
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa final
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar los productos refrigerados y las bebidas
2 personas
Comprobar instrumentos y equipos
3 personas
Preparar técnicamente las actuaciones
3 personas
Imprimir programas y mapas de ruta
2 personas
Hacer tarjetas identificativas y acreditaciones
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar la zona de recepción
3 personas
Preparar los instrumentos en las aulas de prueba
4 personas
Afinar instrumentos musicales
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Terminar de forma segura la instalación de luces y cables
2 personas
Montar la mesa de buffet y bebidas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Marcar los alérgenos en el bufé
Colgar la señalización
2 personas
Comprobar las zonas sanitarias
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

Abrir puertas y recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Indicar a los visitantes los locales
2 personas
Guiar las clases de prueba
6 personas
Demostrar los instrumentos
5 personas
Coordinar talleres de música
5 personas
Anotar las inscripciones para las clases de prueba
2 personas
Atender el stand de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Supervisar los cambios de sala
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Supervisar técnicamente el concierto de la noche
3 personas
Recibir a los artistas y participantes
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger vajilla y vasos
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar los locales
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Enrollar y guardar los cables
2 personas
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Agradecer a los visitantes por correo electrónico
Gestionar solicitudes de clases de prueba

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Sillas plegablescant. 20
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Biombos para vestuarioscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Pianoscant. 3
Teclados electrónicoscant. 6
Amplificadores de guitarracant. 4
Atriles de músicacant. 24
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil
Iluminación para atrilescant. 6
Metrónomoscant. 6
Auricularescant. 12
Amplificadores para auricularescant. 2
Kits de percusióncant. 4
Soportes para guitarracant. 8
Soportes para instrumentoscant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Manteles individualescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 8
Plantascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Porta-servilletascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2

Registro

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 150
Folletos informativoscant. 200
Folletos del programacant. 200
Formularios de inscripcióncant. 150
Mapas de rutacant. 100
Portanombrescant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de aulas y zonas de público antes de publicar el formulario de inscripción: así podrás indicar con claridad dónde se realizan las pruebas, talleres y actuaciones.
Publica el programa final y el mapa de recorrido al menos 3 días antes. Imprime copias adicionales para la mesa de registro y prepara acreditaciones con antelación.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas: revisa micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cajas DI, cables y regletas.
Prepara las aulas de prueba con los instrumentos, atriles, metrónomos, auriculares y amplificadores que correspondan a cada actividad. Afina los instrumentos el mismo día, antes de recibir al público.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y sus preferencias dietéticas. Enfría los productos refrigerados y las bebidas con varias horas de margen, y deja preparada la mesa de recepción antes de la llegada de los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una escuela de música?: Empieza a fijar la fecha, el programa y la distribución de espacios al menos 4 semanas antes. Reserva las 2 últimas semanas para promocionar la jornada, gestionar inscripciones y confirmar docentes, actuaciones y talleres.
¿Cuándo se debe publicar el programa final de la jornada?: Publícalo entre 3 y 5 días antes del evento, cuando ya estén cerrados los horarios y las aulas. Imprime los programas y mapas el día anterior para evitar cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el equipo de sonido?: Haz la conexión y una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Reserva al menos 30 minutos adicionales para resolver problemas con cables, micrófonos, altavoces o niveles de la mesa de mezclas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y calcular el catering?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para disponer de un número fiable de asistentes y sus preferencias dietéticas. Calcula entonces las cantidades, comprueba la compra y enfría bebidas y productos refrigerados el mismo día, con varias horas de margen.

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