Muziekmarkt organiseren: checklist en planning

Een muziekmarkt combineren betekent dat je een markt, liveprogramma en publieksvoorzieningen tegelijk moet plannen. Begin met datum, locatie en vergunningen en leg daarna muzikanten en marktdeelnemers vast. Werk vervolgens de plattegrond, stroompunten en het geluidsschema uit, zodat kramen en podium elkaar niet hinderen. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen en klaarzetten; op de dag zelf bouw je eerst terrein, stroom en podiumzone op voordat bezoekers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen aanvragen
Muzikanten vastleggen
Marktdeelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Marktplekken indelen
2 personen
Artiestenprogramma opstellen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Geluidsschema maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programmaborden printen
Polsbandjes sorteren
Materialen verzamelen
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Marktkramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Podiumzone inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomkabels uitrollen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Instrumentenruimte klaarmaken
2 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting installeren
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Marktdeelnemers ontvangen
3 personen
Kramen controleren
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Markt toezicht houden
2 personen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Eetpunt bijvullen
2 personen
Vierde optreden begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Verkoop en kassa afsluiten
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
3 personen
Marktkramen laten leegruimen
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Tenten en meubels afbreken
6 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 20
Kledingrekkenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Monitorspeakersaantal 2
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Stroomhaspelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Laptopsaantal 2
Pinapparatenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 6
Koelrekkenaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Podiumdoekenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 20
Programmabordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 100
Permanent markersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handschoenenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling pas nadat je het aantal marktdeelnemers hebt verwerkt. Houd voor elke marktkraam ruimte vrij voor bezoekersstromen en zet het podium niet op een plek waar geluid rechtstreeks langs alle kramen kaatst.
Maak uiterlijk een week vooraf één overzicht met artiestenprogramma, marktindeling, reserveringen en dieetwensen. Bevestig leveringen en deelname daarna opnieuw, zodat afmeldingen niet pas tijdens de opbouw zichtbaar worden.
Controleer stroompunten vóór je apparatuur huurt of vervoert. Tel luidsprekers, mengpaneel, microfoons, monitorspeakers en verlichting mee en leg kabels vast met kabelgoten; losse audiokabels en verlengkabels worden anders snel een struikelpunt.
Zet drankkoeling en uitgifte niet pas tijdens de opbouw uit. Gebruik koelboxen, herbruikbare drinkglazen, koffiekopjes en borden op een vaste plek en houd extra tijd vrij voor het sorteren van polsbandjes en het printen van programmaborden.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 4 uur vooraf. Partytenten, podiumdelen, marktkramen en materialen moeten vóór de bezoekers komen staan; regel bij regen niet alleen tenten, maar ook droge opslag en veilige stroomroutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, muzikanten en marktdeelnemers vragen meestal de meeste doorlooptijd; reserveer de laatste week voor bevestigingen, boodschappen en materiaalcontrole.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een muziekmarkt?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, muziek en verkoop. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag ook na of versterkt geluid, tijdelijke bouwwerken en verkoop aparte meldingen of vergunningen vereisen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een muziekmarkt?: Reken voor een opbouw met marktkramen, partytenten, podium, stroom en geluid op minimaal 4 tot 6 uur met een apart opbouwteam. Zet terrein, kabelroutes en podiumzone eerst klaar; aankleding en programmaborden kunnen daarna.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een muziekmarkt?: Gebruik als startpunt 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel koffie en water apart mee en pas de hoeveelheid aan op de verwachte duur, temperatuur en aanwezigheid van kinderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.