Organiser un marché de la musique sans rien oublier

Un marché de la musique combine des stands, des concerts et une logistique technique qui doit être calée dans le bon ordre. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis réserve les musiciens et ouvre les inscriptions des exposants. Les dernières semaines servent à répartir les emplacements, construire le programme et vérifier les besoins électriques et alimentaires. Le jour J, prévois une équipe distincte pour les stands, la scène, l’accueil et les livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Demander les autorisations
Réserver les musiciens
Inviter les participants du marché
2 personnes
Traiter les inscriptions
Répartir les emplacements du marché
2 personnes
Établir le programme des artistes
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Établir le planning sonore
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer les panneaux du programme
Trier les bracelets
Rassembler le matériel
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Décharger les stands de marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Aménager la zone de scène
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dérouler les câbles électriques
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Préparer la salle des instruments
2 personnes
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueillir les participants du marché
3 personnes
Vérifier les stands
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Surveiller le marché
2 personnes
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Réapprovisionner le point de restauration
2 personnes
Encadrer la quatrième prestation
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
3 personnes
Faire vider les stands du marché
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Éléments de podiumqté 6
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Enrouleurs électriquesqté 4
Glacièresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 6
Râteliers de refroidissementqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Tentures de scèneqté 4
Décoration de tableqté 20
Panneaux du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 100
Marqueurs permanentsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Gantsqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloque les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Sans validation du lieu, de la musique et de l’occupation de l’espace, les réservations de musiciens et d’exposants restent fragiles.
Ferme les inscriptions des exposants 2 à 3 semaines avant l’événement. Tu auras alors le temps d’attribuer chaque emplacement, d’imprimer le plan et de prévenir les participants de leurs horaires d’arrivée.
Prépare le plan technique au moins 7 jours avant : emplacements des tentes et stands, zone de scène, points d’alimentation et cheminement des câbles. Vérifie que les rallonges, multiprises et goulottes couvrent réellement les distances prévues.
Confirme les livraisons et les réservations 48 à 72 heures avant. Cela concerne notamment les tentes, le mobilier, le matériel audio, les boissons et les éléments de podium ; une absence le matin même bloque rapidement l’installation.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas la veille, puis garde une marge pour le premier service. Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure et place les verres, tasses et assiettes près du point de distribution.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de la musique ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les musiciens et les exposants demandent souvent plusieurs semaines de confirmation, tandis que le plan final peut être bouclé 7 jours avant.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de la musique ?: Prévois au moins 4 à 6 heures avec une équipe dédiée pour décharger les stands, monter les tentes, installer les tables et préparer la scène. Ajoute 60 à 90 minutes pour les tests audio et l’éclairage avant l’arrivée du public.
Combien de boissons prévoir pour un marché de la musique ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure selon la durée et la météo. Garde les boissons au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul point de stockage.
Quand confirmer les artistes et les exposants ?: Confirme les musiciens et les exposants au plus tard 2 à 3 semaines avant le marché. Envoie ensuite le programme, l’emplacement attribué, l’horaire d’arrivée et les besoins techniques afin de limiter les changements de dernière minute.

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