Checklist para organizar un mercado de música sin olvidos

Un mercado de música combina puestos, actuaciones y público, así que conviene trabajar con un calendario claro. Primero se fijan la fecha y el lugar, se tramitan los permisos y se cierran músicos y participantes. Después se organizan las inscripciones, la distribución de los puestos, el programa artístico y las necesidades de sonido, electricidad y alimentación. En los últimos días se confirman entregas, reservas y previsión meteorológica; el día del evento se montan las carpas, el escenario y los puestos siguiendo un plano.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Solicitar permisos
Contratar músicos
Invitar a los participantes del mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
Distribuir los puestos del mercado
2 personas
Elaborar el programa de artistas
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Desarrollar el plano
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Crear el plan de sonido
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir los paneles del programa
Clasificar las pulseras
Reunir los materiales
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Descargar los puestos del mercado
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar la zona del escenario
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Desenrollar los cables de corriente
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Preparar la sala de instrumentos
2 personas
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recibir a los participantes del mercado
3 personas
Comprobar los puestos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Supervisar el mercado
2 personas
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Reponer el punto de comida
2 personas
Acompañar la cuarta actuación
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Recoger objetos perdidos
Coordinar la última actuación
2 personas
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar ventas y caja
2 personas
Apagar el sistema de sonido
3 personas
Vaciado de los puestos del mercado
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar tiendas y mobiliario
6 personas
Empacar el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Manteles individualescant. 20
Percheroscant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavoces del monitorcant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Enrollacablescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Portátilescant. 2
Datáfonoscant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 6
Rejillas de enfriamientocant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Telones de escenariocant. 4
Decoración de mesacant. 20
Carteles del programacant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Credencialescant. 100
Rotuladores permanentescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Guantescant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos con al menos 8 semanas de margen. Sin esa confirmación no conviene anunciar inscripciones ni contratar actuaciones.
Pide a cada participante sus necesidades de electricidad, mesa y espacio antes de distribuir los puestos. Usa un plano único para que montaje, entregas y artistas trabajen con la misma información.
Prepara el plan de sonido como mínimo 2 semanas antes: número de micrófonos, cajas DI, monitores, mesa de mezclas y recorridos de cables. Comprueba cada punto eléctrico y protege los cables con canaletas.
Calcula las bebidas por franjas: reserva 2 o 3 por persona para la primera hora y añade agua y café según la duración. Enfría las bebidas el día anterior y separa vasos reutilizables, tazas y platos para el servicio.
Haz una revisión final 48 horas antes y otra al abrir el recinto. Comprueba entregas, pulseras, paneles del programa, baterías, datáfonos y el pronóstico; deja asignada una persona para cerrar el recinto y recoger el material.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de música?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, músicos y participantes. Reserva las últimas 2 semanas para el plano, el programa, el sonido y las confirmaciones finales.
¿Cuándo se deben solicitar los permisos para un mercado de música?: Solicítalos en cuanto estén definidos el lugar y el horario, idealmente 8 semanas antes. Algunos trámites pueden requerir documentación adicional, así que no esperes a tener cerrado el programa artístico.
¿Cuándo hay que montar las carpas y los puestos del mercado?: Programa el montaje antes de la llegada del público y deja varias horas para descargar puestos, montar carpas, colocar mesas y preparar el escenario. El plano debe estar terminado al menos 1 semana antes para evitar cambios durante el montaje.
¿Cuánta bebida necesito para un mercado de música?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la cantidad según la duración y el clima. Enfría las bebidas el día anterior y compra agua, café y opciones compatibles con las preferencias dietéticas recogidas.

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