Zo organiseer je een muziekfestival
Begin met de festivaldatum, locatie en vergunning voordat je artiesten en leveranciers vastlegt. Daarna bouw je het plan op rond programma, techniek, catering, toiletten, beveiliging en EHBO. Werk voor elke artiest technische wensen en aankomsttijden uit en vertaal alles naar een terreinindeling en draaiboek. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, polsbandjes, nooduitgangen en de weersverwachting. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijke entree of te late reservering de festivaldag vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
2 personen
- 3
Vergunning aanvragen
- 4
Artiesten boeken
2 personen
- 5
Programma samenstellen
2 personen
- 6
Techniek reserveren
2 personen
- 7
Catering reserveren
2 personen
- 8
Toiletten reserveren
- 9
Beveiliging reserveren
- 10
EHBO regelen
- 11
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Artiesteninformatie verzamelen
- 17
Technische wensen controleren
2 personen
- 18
Terreinindeling tekenen
2 personen
- 19
Draaiboek printen
- 20
Contactlijst printen
- 21
Polsbandjes sorteren
2 personen
- 22
Entreebord maken
- 23
Terrein controleren
2 personen
- 24
Nooduitgangen markeren
2 personen
- 25
Weersverwachting controleren
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Materialen klaarzetten
3 personen
- 28
Koelboxen vullen
2 personen
- 29
Artiestenbriefing versturen
Event
- 30
Terrein vrijmaken
4 personen
- 31
Tenten opbouwen
4 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Podiumvloer controleren
2 personen
- 34
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
- 35
Microfoons aansluiten
2 personen
- 36
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
- 37
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 38
Kabels veilig afwerken
2 personen
- 39
Bar inrichten
3 personen
- 40
Buffet inrichten
3 personen
- 41
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 42
Dranken koud zetten
3 personen
- 43
Servies klaarzetten
2 personen
- 44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 45
Decoratie ophangen
3 personen
- 46
bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 47
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 48
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
- 49
Artiesten ontvangen
2 personen
- 50
Artiesten instrueren
2 personen
- 51
Entree bemannen
3 personen
- 52
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 53
Publiek welkom heten
2 personen
- 54
Optredens aankondigen
- 55
Bar bemannen
4 personen
- 56
Buffet aanvullen
3 personen
- 57
Hapjes serveren
3 personen
- 58
Dranken bijvullen
3 personen
- 59
Afval verzamelen
2 personen
- 60
Toiletten controleren
2 personen
- 61
Publieksveiligheid controleren
2 personen
- 62
Artiesten voorzien van catering
- 63
Optredens afronden
2 personen
- 64
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 65
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 66
Bar afsluiten
3 personen
Nazorg
- 67
Decoratie verwijderen
3 personen
- 68
Techniek afbreken
4 personen
- 69
Tenten afbreken
4 personen
- 70
Meubilair verzamelen
3 personen
- 71
Afval sorteren
3 personen
- 72
Servies afwassen
3 personen
- 73
Terrein schoonmaken
4 personen
- 74
Koelboxen legen
2 personen
- 75
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 76
Materialen schoonmaken
3 personen
- 77
Locatie opleveren
2 personen
- 78
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 79
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
- 80
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 10
- Barkrukkenaantal 12
- Barblokkenaantal 3
- Partytentenaantal 4
- Podiumvloer
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerkommenaantal 18
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- Monitor-speakersaantal 2
- Muzieklaptop
- Reservekoptelefoonaantal 2
- XLR-kabelsaantal 12
- Jack-kabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtbalkenaantal 8
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 4
- Prikkabelsaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 10
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Koelkastenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksventersaantal 6
- Serveertangenaantal 10
- Maatbekersaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 8
- Afwasteilenaantal 8
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 12
- Ballonnenbogenaantal 3
- Tafelkledenaantal 16
- Podiumdoekenaantal 4
- Fotowand
- Pijlbordenaantal 10
- Programmapostersaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de datum, locatie en vergunning eerst vast. Reserveer daarna pas artiesten, techniek, catering, toiletten, beveiliging en EHBO; voor populaire leveranciers is 3 tot 6 maanden voorbereiding een bruikbare richtlijn.
- Maak per artiest één informatieblad met contactpersoon, aankomsttijd, speeltijd, technische wensen en dieetwensen. Controleer dit uiterlijk 2 weken vooraf met de techniekploeg en de catering.
- Teken de terreinindeling vóór je meubilair en stroom verdeelt. Zet podium, bar, partytenten, toiletten, kleedkamers, entree en nooduitgangen op één plattegrond en loop die minstens 1 keer fysiek na.
- Plan techniek niet alleen op speakers en mengtafel. Tel ook microfoons, DI-boxen, monitor-speakers, XLR- en jack-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; leg per podium of zone een reservekabel apart.
- Maak het draaiboek en de contactlijst uiterlijk 3 dagen vooraf definitief en print beide op de festivaldag. Sorteer polsbandjes, maak het entreebord, deel vrijwilligers in en wijs één persoon aan voor wijzigingen tijdens het programma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?
- Reken op minimaal 3 tot 6 maanden voor een kleinschalig muziekfestival. In die periode regel je datum, locatie, vergunning, artiesten en leveranciers; plan terreincontrole en het definitieve draaiboek in de laatste 2 weken.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een muziekfestival aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer de lokale aanvraagtermijn, want zonder tijdige vergunning kun je het programma en de productie niet veilig definitief maken.
- Hoeveel toiletten heb je nodig op een muziekfestival?
- Gebruik als startpunt 1 toilet per 50 bezoekers en voeg extra capaciteit toe bij een lange festivaldag of veel drankverkoop. Reserveer de toiletten uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf en plaats ze op de terreinplattegrond met duidelijke looproutes.
- Wanneer controleer je de techniek van een muziekfestival?
- Verzamel technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig de volledige set minstens 1 week voor het festival. Plan op de dag zelf een soundcheck vóór de eerste act en test ook stroom, microfoons, monitor-speakers en kabelbeveiliging.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!