Cómo organizar un festival de música sin perder el control

Organizar un festival de música empieza mucho antes de contratar el primer equipo. Primero fija la fecha, reserva el recinto y solicita los permisos; después cierra artistas, programa y proveedores. La parte técnica, la seguridad, los aseos y los primeros auxilios deben quedar confirmados antes de enviar las invitaciones. En los días previos, convierte toda la información en un plano, un horario de trabajo y una lista de contactos que el equipo pueda consultar rápidamente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del festival
2 personas
2
Reservar el lugar
2 personas
3
Solicitar permiso
4
Contratar artistas
2 personas
5
Elaborar el programa
2 personas
6
Reservar técnica
2 personas
7
Reservar el catering
2 personas
8
Reservar los aseos
9
Reservar seguridad
10
Organizar primeros auxilios
11
Redactar invitaciones
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Recopilar información de los artistas
17
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
18
Dibujar la distribución del recinto
2 personas
19
Imprimir el plan de trabajo
20
Imprimir la lista de contactos
21
Clasificar las pulseras
2 personas
22
Crear el cartel de entrada
23
Inspeccionar el recinto
2 personas
24
Señalizar las salidas de emergencia
2 personas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Hacer la compra
3 personas
27
Preparar los materiales
3 personas
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Enviar briefing a los artistas

Evento

30
Despejar el recinto
4 personas
31
Montar tiendas
4 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
34
Montar el sistema de sonido
4 personas
35
Conectar los micrófonos
2 personas
36
Montar la instalación de iluminación
3 personas
37
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
38
Asegurar correctamente los cables
2 personas
39
Montar la barra
3 personas
40
Montar el buffet
3 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Enfriar las bebidas
3 personas
43
Preparar la vajilla
2 personas
44
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
45
Colgar la decoración
3 personas
46
Colocar la señalización
2 personas
47
Realizar la prueba de sonido
3 personas
48
Realizar la comprobación de luces
2 personas
49
Recibir a los artistas
2 personas
50
Dar instrucciones a los artistas
2 personas
51
Atender la entrada
3 personas
52
Repartir pulseras
2 personas
53
Dar la bienvenida al público
2 personas
54
Anunciar las actuaciones
55
Atender el bar
4 personas
56
Reponer el bufé
3 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
3 personas
59
Recoger la basura
2 personas
60
Comprobar los baños
2 personas
61
Comprobar la seguridad del público
2 personas
62
Proveer catering a los artistas
63
Cerrar las actuaciones
2 personas
64
Guiar al público hacia la salida
3 personas
65
Apagar el sistema de sonido
2 personas
66
Cerrar el bar
3 personas

Seguimiento

67
Retirar la decoración
3 personas
68
Desmontar el equipo técnico
4 personas
69
Desmontar las tiendas
4 personas
70
Recoger el mobiliario
3 personas
71
Clasificar residuos
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar el recinto
4 personas
74
Vaciar neveras portátiles
2 personas
75
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
76
Limpiar los materiales
3 personas
77
Entregar la ubicación
2 personas
78
Devolver los objetos prestados
2 personas
79
Recoger las compras sobrantes
2 personas
80
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 10
Taburetes de barcant. 12
Cubos de barcant. 3
Carpas de fiestacant. 4
Suelo del escenario
Percheros para camerinoscant. 4
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cuencos de serviciocant. 18
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Monitores de escenariocant. 2
Portátil de música
Auriculares de repuestocant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Vendedores de comidacant. 6
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 4
Cubiterascant. 8
Cubetas para lavarcant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Arcos de globoscant. 3
Mantelescant. 16
Telones de escenariocant. 4
Photowall
Carteles direccionalescant. 10
Pósteres del programacant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los permisos antes de anunciar la fecha. Deja varias semanas de margen para corregir requisitos administrativos o cambios en las condiciones del lugar.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas con antelación y compáralas con el equipo reservado: PA, subwoofers, mesa de mezclas, monitores, micrófonos, cajas DI y cableado. Los cambios de última hora suelen afectar al programa y a las pruebas de sonido.
Dibuja la distribución del recinto antes de colocar mesas, carpas y escenario. Incluye entradas, salidas de emergencia, aseos, catering, camerinos y recorridos sin cables; después señaliza las salidas y revisa el plano durante la inspección.
Calcula el personal por turnos y asigna voluntarios con una tarea concreta. Prepara una lista de contactos impresa y un plan de trabajo impreso para que nadie dependa de encontrar mensajes en el móvil.
Comprueba la previsión meteorológica y el plan de contingencia unos días antes, no solo la víspera. Las carpas, el suelo del escenario, las alfombrillas para cables, los vasos reutilizables y el catering deben estar confirmados según el aforo y el tiempo previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza al menos 3 meses antes para reservar el recinto, tramitar permisos, contratar artistas y cerrar la técnica. Deja las 2 últimas semanas para invitaciones, inscripciones, voluntarios y comprobaciones operativas.
¿Cuándo hay que contratar el equipo de sonido para un festival?: Reserva la técnica después de confirmar artistas y programa, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Recoge primero las necesidades de cada actuación para calcular PA, monitores, micrófonos, DI, mezclas y cableado.
¿Cuántos aseos necesita un festival de música?: El número depende del aforo, la duración y la normativa local, así que confírmalo con el recinto y el proveedor antes de cerrar el contrato. Como mínimo, revisa la capacidad prevista 4 semanas antes y coloca los aseos en el plano junto a la señalización de circulación.
¿Cuándo se revisa el recinto antes del festival?: Haz una inspección completa entre 24 y 48 horas antes y otra el mismo día de apertura. Comprueba salidas de emergencia, señalización, escenario, cables, carpas, aseos, puestos de catering y puntos de primeros auxilios.

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