Wie organisiert man ein Musikfestival?

Ein Musikfestival steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin und Gelände fest, kläre danach Genehmigungen und buche Künstler, Technik, Catering, Toiletten und Sicherheitsdienst. Erst wenn Programm und technische Anforderungen feststehen, lassen sich Geländeplan, Helfereinteilung und Einlass sauber planen. Besonders oft werden Genehmigungsfristen, Stromversorgung, Backstage-Abläufe und ein wetterfester Plan zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
2 Personen
3
Genehmigung beantragen
4
Künstler buchen
2 Personen
5
Programm zusammenstellen
2 Personen
6
Technik reservieren
2 Personen
7
Catering reservieren
2 Personen
8
Toiletten reservieren
9
Sicherheit buchen
10
Erste Hilfe organisieren
11
Einladungen erstellen
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Künstlerinformationen sammeln
17
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
18
Geländeplan zeichnen
2 Personen
19
Ablaufplan ausdrucken
20
Kontaktliste drucken
21
Armbänder sortieren
2 Personen
22
Eingangsschild gestalten
23
Gelände kontrollieren
2 Personen
24
Notausgänge markieren
2 Personen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Materialien bereitstellen
3 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Künstlerbriefing versenden

Event

30
Gelände freimachen
4 Personen
31
Zelte aufbauen
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Bühnenboden prüfen
2 Personen
34
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
35
Mikrofone anschließen
2 Personen
36
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
37
Stromversorgung anschließen
2 Personen
38
Kabel sicher verlegen
2 Personen
39
Bar einrichten
3 Personen
40
Buffet aufbauen
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Getränke kalt stellen
3 Personen
43
Geschirr bereitstellen
2 Personen
44
Müllstationen aufstellen
2 Personen
45
Dekoration aufhängen
3 Personen
46
Beschilderung anbringen
2 Personen
47
Soundcheck durchführen
3 Personen
48
Lichtcheck durchführen
2 Personen
49
Künstler empfangen
2 Personen
50
Künstler einweisen
2 Personen
51
Eingang besetzen
3 Personen
52
Armbänder verteilen
2 Personen
53
Publikum willkommen heißen
2 Personen
54
Auftritte ankündigen
55
Bar bedienen
4 Personen
56
Buffet auffüllen
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
3 Personen
59
Abfall sammeln
2 Personen
60
Toiletten kontrollieren
2 Personen
61
Publikumssicherheit überprüfen
2 Personen
62
Künstler mit Catering versorgen
63
Auftritte abschließen
2 Personen
64
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
65
Anlage ausschalten
2 Personen
66
Bar schließen
3 Personen

Nachbereitung

67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Technik abbauen
4 Personen
69
Zelte abbauen
4 Personen
70
Mobiliar zusammensuchen
3 Personen
71
Abfall trennen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Gelände reinigen
4 Personen
74
Kühlboxen leeren
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
76
Materialien reinigen
3 Personen
77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
80
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 10
BarhockerAnz. 12
BarblöckeAnz. 3
PartyzelteAnz. 4
Bühnenboden
UmkleideracksAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 2
Musiklaptop
ErsatzkopfhörerAnz. 2
XLR-KabelAnz. 12
Jack-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochverkäuferAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
MessbecherAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 8
SpülwannenAnz. 8

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 12
BallonbögenAnz. 3
TischdeckenAnz. 16
BühnentücherAnz. 4
Fotowand
WegweiserAnz. 10
Programmatische PosterAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Termin, Location und Genehmigung. Für Künstler, Technik, Toiletten und Sicherheitsdienst brauchst du danach verbindliche Zusagen, bevor du das Programm veröffentlichst.
Sammle von jeder Band spätestens 8 Wochen vor dem Festival Bühnenplan, Kanalliste und technische Anforderungen. So kannst du PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel passend reservieren.
Plane den Einlass nicht erst am Veranstaltungstag: Sortiere Armbänder, drucke Einlassschild, Ablaufplan und Kontaktliste mindestens 2 Tage vorher und teile die Freiwilligen in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein.
Zeichne den Geländeplan mit Bühne, Getränkeausschank, Toiletten, Notausgängen und Erste-Hilfe-Punkt. Markiere Notausgänge vor dem Einlass sichtbar und kontrolliere das Gelände am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn.
Prüfe die Wettervorhersage 48 und nochmals 12 Stunden vorher. Partyzelte, Kabelmatten, Bühnenboden und eine Entscheidung für den Schlechtwetterfall müssen vor dem Aufbau geklärt sein, nicht erst wenn Regen einsetzt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?: Starte mindestens 6 Monate vorher mit Termin, Location und Genehmigung. Künstler und zentrale Dienstleister solltest du spätestens 3 bis 4 Monate vor dem Festival verbindlich buchen.
Wann beantragt man die Genehmigung für ein Musikfestival?: Reiche den Antrag ein, sobald Termin und Location feststehen, idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Die konkrete Frist hängt von der zuständigen Behörde und der Größe des Festivals ab.
Wie viel Technik braucht ein Musikfestival?: Das hängt von Zuschauerzahl, Gelände und Künstlern ab. Lass dir von jeder Band spätestens 8 Wochen vorher eine technische Liste geben und plane zusätzlich Ersatzkabel, Verlängerungskabel und mindestens ein Ersatzmikrofon ein.
Wie viele Helfer braucht ein Musikfestival?: Plane mindestens 1 Helfer pro Aufgabenbereich und Schicht ein: Einlass, Bar, Backstage, Aufbau, Abbau und Besucherinformation. Bei wechselnden Schichten von 3 bis 4 Stunden brauchst du pro Bereich entsprechend mehrere Personen.

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