Organiser un festival de musique, étape par étape

Un festival de musique se prépare dans un ordre précis : commencez par la date et le lieu, puis verrouillez les autorisations avant de confirmer la programmation. La technique, les toilettes, la sécurité et les premiers secours doivent être réservés assez tôt, car les disponibilités partent vite. Ensuite, structurez les inscriptions, les bénévoles et les informations destinées aux artistes. Les derniers jours servent surtout à contrôler le site, la météo, les accès et les documents utiles à l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Réserver le lieu
2 personnes
3
Demander une autorisation
4
Réserver des artistes
2 personnes
5
Établir le programme
2 personnes
6
Réserver la technique
2 personnes
7
Réserver le catering
2 personnes
8
Réserver les toilettes
9
Réserver la sécurité
10
Organiser les premiers secours
11
Rédiger les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Rassembler les informations sur les artistes
17
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
18
Dessiner le plan du site
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Imprimer la liste des contacts
21
Trier les bracelets
2 personnes
22
Réaliser le panneau d'entrée
23
Contrôler le site
2 personnes
24
Baliser les sorties de secours
2 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Faire les courses
3 personnes
27
Préparer le matériel
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Envoyer le briefing aux artistes

Événement

30
Dégager le site
4 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
34
Installer le système de sonorisation
4 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Monter l’installation lumière
3 personnes
37
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
38
Sécuriser les câbles
2 personnes
39
Aménager le bar
3 personnes
40
Installer le buffet
3 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Mettre les boissons au frais
3 personnes
43
Préparer la vaisselle
2 personnes
44
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
45
Installer la décoration
3 personnes
46
installer la signalisation
2 personnes
47
Effectuer la vérification du son
3 personnes
48
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
49
Accueillir les artistes
2 personnes
50
Briefer les artistes
2 personnes
51
Tenir l'entrée
3 personnes
52
Distribuer les bracelets
2 personnes
53
Accueillir le public
2 personnes
54
Annoncer les spectacles
55
Tenir le bar
4 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Rassembler les déchets
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
2 personnes
61
Vérifier la sécurité du public
2 personnes
62
Fournir la restauration aux artistes
63
Finaliser les prestations
2 personnes
64
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
65
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
66
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Démonter la technique
4 personnes
69
Démonter les tentes
4 personnes
70
Rassembler le mobilier
3 personnes
71
Trier les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le site
4 personnes
74
Vider les glacières
2 personnes
75
Emballer les restes
2 personnes
76
Nettoyer le matériel
3 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Ranger les provisions restantes
2 personnes
80
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabourets de barqté 12
Blocs de barqté 3
Tentes de réceptionqté 4
Plancher de scène
Portants de logeqté 4
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Saladiers de serviceqté 18
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Ordinateur portable de musique
Casque de secoursqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Vendeurs de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 4
Bacs à glaçonsqté 8
Bacs à vaisselleqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 16
Tentures de scèneqté 4
Mur photo
Panneaux indicateursqté 10
Affiches du programmeqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la demande d’autorisation avant d’annoncer les artistes. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines de marge pour obtenir les validations nécessaires.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès la réservation. Faites vérifier la fiche technique avant de louer la table de mixage, les microphones, les retours, les câbles et les boîtiers DI.
Dessinez le plan du site avant de commander le mobilier et les équipements. Placez notamment la scène, les tentes, les sorties de secours, les toilettes, les points d’accueil et les zones de circulation.
Ne gardez pas les informations alimentaires pour la dernière semaine. Collectez-les au moment de l’inscription et transmettez un récapitulatif au catering au plus tard 7 jours avant le festival.
Préparez un dossier pour l’équipe avec le déroulé imprimé, la liste des contacts, le plan du site et les bracelets triés. Faites un contrôle sur place la veille, puis vérifiez les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour un festival local, et davantage si le public est nombreux ou si une autorisation administrative est nécessaire. Les artistes, la technique, la sécurité et les toilettes doivent être réservés plusieurs semaines à l’avance.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un festival de musique ?: Déposez la demande dès que la date et le lieu sont fixés, généralement au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. N’attendez pas d’avoir terminé les invitations : l’autorisation peut conditionner la capacité d’accueil et les mesures de sécurité.
Quand réserver la technique d’un festival ?: Réservez la technique 6 à 10 semaines avant le festival, après avoir recueilli les besoins de chaque artiste. Confirmez la liste du matériel et les horaires d’installation au moins 14 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de musique ?: Contrôlez les accès, les sorties de secours balisées, la scène, les branchements, les toilettes, l’accueil et l’affichage. Imprimez le déroulé et la liste des contacts, triez les bracelets et faites une dernière vérification météo 48 heures avant l’ouverture.

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