Muziekfestival organiseren: checklist en planning

Een muziekfestival organiseren vraagt meer dan artiesten boeken en een podium neerzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, ticketverkoop, stroom, geluid, licht, beveiliging, catering en een werkbare indeling van het terrein. Begin met datum en locatie, leg daarna programma en leveranciers vast en werk toe naar een draaiboek voor de uitvoerdag. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat vaak te laat gebeurt en welke controles je vlak voor opening uitvoert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Muzikanten boeken
2 personen
Vergunningen aanvragen
Locatie reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Lichtapparatuur reserveren
Artiestencontracten bevestigen
Programma en tijden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Beveiliging reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Podiumindeling vastleggen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Koelkasten vullen
3 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomkabels leggen
3 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Backstage inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toegangspoort inrichten
3 personen
Polsbandjes klaarleggen
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Deuren openen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma aankondigen
Openingsoptreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Publieksruimte schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Volgende artiest klaarzetten
3 personen
Artiestenwissels begeleiden
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Licht tijdens optredens bedienen
2 personen
Geluidsniveau controleren
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Bezoekersuitstroom begeleiden
4 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Eten en drinken wegzetten
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Podium afbreken
6 personen
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
Lichtapparatuur inpakken
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelers legen en reinigen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Locatiesleutels retourneren
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Artiesten uitbetalen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Barbladenaantal 3
Artiestentafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Podiumdelenaantal 12
Dranghekkenaantal 20
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Stroomverdelersaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
Lichtspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Laptopstandaard
Podiumtrapaantal 2

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Noodverlichtingaantal 6

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 300
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12

Organisatie

Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 100
Draaiboekenaantal 12
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 8
Kassakistjesaantal 3
Portofoonsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vergunningen, locatie en stroomvoorziening vroeg vast. Controleer uiterlijk 8 tot 12 weken voor het festival welke aanvragen nodig zijn en of de beschikbare aansluiting het geluid, licht en de overige apparatuur aankan.
Boek muzikanten niet zonder technische informatie te verzamelen. Vraag per act uiterlijk 4 weken vooraf de podiumbehoefte, aankomsttijd en benodigde aansluitingen op en verwerk die gegevens in de podiumindeling.
Plan de publieks- en backstage-inrichting op papier. Zet dranghekken, afzetpalen, tenten, bar, zitplekken, kleedkamers, podiumtrap en noodverlichting op één plattegrond voordat materialen worden opgehaald.
Open ticketverkoop en promotie pas nadat programma en tijden definitief genoeg zijn. Houd aanmeldingen en dieetwensen wekelijks bij; geef de cateraar uiterlijk 7 dagen voor het festival een bijgewerkt aantal.
Maak een uitvoerdraaiboek met contactpersonen en tijdstippen. Druk minimaal 1 exemplaar per coördinator af en plan de laatste materiaalcontrole op de dag vóór het festival, inclusief kabels, batterijen, zaklampen en reserveapparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en muzikanten. Reserveer techniek, catering en beveiliging zodra programma en bezoekersaantal voldoende duidelijk zijn, meestal 3 tot 4 maanden voor de datum.
Wanneer moet ik een vergunning voor een muziekfestival aanvragen?: Controleer de lokale eisen direct nadat je de locatie en datum hebt gekozen. Dien een aanvraag bij voorkeur minimaal 12 weken voor het festival in, omdat aanvullende documenten over geluid, veiligheid, terreinindeling en stroom nodig kunnen zijn.
Hoeveel geluidsapparatuur heb ik nodig voor een muziekfestival?: Dat hangt af van terrein, bezoekersaantal en programma. Maak minimaal 4 weken vooraf een technische lijst met PA-luidsprekers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, monitorluidsprekers, DI-boxen, kabels en stroomverdelers; laat een geluidstechnicus de aantallen bevestigen.
Wanneer moet ik de catering voor een muziekfestival definitief maken?: Reserveer catering zodra je een realistische bezoekersinschatting hebt en geef uiterlijk 7 dagen vooraf het verwachte aantal en de verzamelde dieetwensen door. Controleer 24 uur voor opening nog één keer de levering, koeling en opstelling van de bar en uitgiftepunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.