Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique demande de coordonner les artistes, le public, la technique et les équipes au même moment. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’au retrait du matériel. Les autorisations, les contrats, l’alimentation électrique et le plan de scène doivent être réglés bien avant la communication finale. Le jour J, un déroulé imprimé et une répartition précise des bénévoles évitent les oublis entre les concerts.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver des musiciens
2 personnes
Demander les autorisations
Réserver le lieu
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver l’équipement d’éclairage
Confirmer les contrats des artistes
Établir le programme et les horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la sécurité
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Poser les câbles électriques
3 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Préparer les bracelets
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Encadrer la représentation d’ouverture
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Préparer le prochain artiste
3 personnes
Accompagner les changements d’artistes
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
4 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Mettre en place la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Ranger le matériel audio
4 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer les clés du lieu
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Payer les artistes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 3
Tables des artistesqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Éléments de podiumqté 12
Barrières de fouleqté 20
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles audioqté 20
Répartiteurs électriquesqté 8
Rallongesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Spots lumineuxqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Support pour ordinateur portable
Escalier de podiumqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6
Éclairage de secoursqté 6

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Balances de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Passe-câblesqté 20
Gants de travailqté 12

Organisation

Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 100
Déroulésqté 12
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Caissesqté 3
Talkies-walkiesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le lieu au moins 6 mois avant le festival : les musiciens, le son, l’éclairage et la sécurité doivent ensuite être réservés autour de ce créneau.
Demandez les autorisations dès que le lieu est confirmé, idéalement 3 à 4 mois avant l’événement. Vérifiez aussi les horaires autorisés, les accès et les conditions liées au voisinage.
Faites valider les contrats des artistes avant d’ouvrir la billetterie. Le programme doit préciser les horaires de passage, les balances, les besoins alimentaires et les informations pratiques pour chaque groupe.
Testez l’alimentation électrique avant l’installation : additionnez les besoins du système PA, des subwoofers, de l’éclairage et du catering, puis prévoyez des répartiteurs et rallonges adaptés.
Préparez le plan de scène et le déroulé imprimé au plus tard la veille. Indiquez les accès, les barrières, les zones artistes, le bar, les sorties de secours et le responsable de chaque équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez au moins 4 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes. Comptez davantage si vous devez obtenir des autorisations, louer un lieu ou coordonner une installation technique importante.
Quand réserver les musiciens et le matériel de sonorisation ?: Réservez les musiciens et la sonorisation dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 4 à 6 mois à l’avance. Confirmez les contrats et les besoins techniques au moins 6 semaines avant le festival.
Quand ouvrir la billetterie d’un festival de musique ?: Ouvrez la billetterie environ 8 à 12 semaines avant l’événement, une fois les artistes principaux, le lieu et les horaires suffisamment confirmés. Gardez un délai pour traiter les inscriptions et répondre aux questions du public.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de musique ?: Vérifiez le plan, l’alimentation électrique, le matériel récupéré, les achats, les badges ou inscriptions et la répartition des bénévoles. Imprimez plusieurs exemplaires du déroulé et gardez des piles, des lampes de poche et un éclairage de secours disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.