Checklist para organizar un festival de música

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, permisos, entradas, equipos y personal en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y confirma pronto los contratos, el sonido, la iluminación y la seguridad. Después podrás cerrar el programa, abrir la venta de entradas y organizar el catering. Esta checklist reúne 83 tareas y 73 materiales para que no llegues al montaje sin cables, voluntarios o información esencial para los artistas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar músicos
2 personas
Solicitar permisos
Reservar el lugar
Reservar equipo de sonido
Reservar el equipo de iluminación
Confirmar los contratos de los artistas
Preparar el programa y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Reservar seguridad
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Definir la disposición del escenario
2 personas
Enviar la información de los artistas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Llenar los refrigeradores
3 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Tender cables de alimentación
3 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar backstage
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Montar la entrada
3 personas
Preparar las pulseras
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Abrir las puertas
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Coordinar la actuación de apertura
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Mantener limpia la zona del público
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Preparar al siguiente artista
3 personas
Coordinar los cambios de artistas
3 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Controlar la iluminación durante las actuaciones
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Coordinar la última actuación
3 personas
Guiar la salida de visitantes
4 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Apagar el equipo
3 personas
Colocar la comida y la bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Empaquetar el equipo de sonido
4 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar los refrigeradores
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver las llaves del recinto
Guardar el stock restante
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Pagar a los artistas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Bandejas de barcant. 3
Mesas para artistascant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Piezas de escenariocant. 12
Vallas de control de multitudescant. 20
Postes separadorescant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Cables de audiocant. 20
Distribuidores de corrientecant. 8
Cables alargadorescant. 12
Baterías de repuestocant. 24
Focoscant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Soporte para portátil
Escalera del escenariocant. 2

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6
Iluminación de emergenciacant. 6

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 40
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 3
Básculas de cocinacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 20
Guantes de trabajocant. 12

Organización

Pulserascant. 250
Pegatinas con nombrecant. 100
Guionescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Cajas registradorascant. 3
Walkie-talkiescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Reserva el sonido y la iluminación antes de publicar el programa: comprueba que incluyen mesa de mezclas, micrófonos, monitores, focos y el personal necesario para instalarlos.
Solicita los permisos y revisa el suministro eléctrico con antelación. No des por hecho que el recinto puede soportar PA, subwoofers, iluminación y puestos de catering al mismo tiempo.
Cierra los horarios de actuación y envía la información técnica de cada artista varios días antes. Incluye necesidades de escenario, entradas, pruebas de sonido y horarios de llegada.
Haz el plano antes de asignar voluntarios: marca escenario, barras, catering, accesos, vallas, salidas y zonas de artistas. Así sabrás cuántas mesas, sillas, carpas y separadores necesitas.
Deja la compra y la recogida de materiales para una revisión final, no para el día del festival. Comprueba especialmente cables alargadores, distribuidores de corriente, baterías, linternas e iluminación de emergencia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 6 y 12 meses antes si participan varios artistas o necesitas permisos y venta de entradas. Deja cerrados el lugar, los contratos, el sonido y la seguridad antes de anunciar el programa.
¿Cuándo se deben solicitar los permisos para un festival de música?: Solicítalos en cuanto tengas fecha y lugar confirmados, idealmente entre 3 y 6 meses antes. Los plazos dependen de la administración, así que comprueba los requisitos antes de abrir la venta de entradas.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido y la iluminación?: Resérvalos al menos 2 o 3 meses antes del festival, y antes de cerrar los contratos de los artistas. Pide una confirmación por escrito del equipo, los horarios de montaje y las necesidades eléctricas.
¿Cuándo se prepara el plano del festival?: Prepara un primer plano 4 o 6 semanas antes y revísalo después de confirmar el escenario, el catering y las entradas. La versión final debe estar lista como mínimo una semana antes para asignar voluntarios y colocar vallas y señalización.

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