Musikfestival organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Musikfestival braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Genehmigungen, Künstler, Technik und Sicherheit hängen eng zusammen. Beginne mehrere Monate vorher mit Location, Musikern und behördlichen Anträgen, bevor du Tickets und Werbung startest. In den letzten Wochen geht es um Programmzeiten, Catering, Strom, Lageplan und Helfer. Am Veranstaltungstag müssen Bühne, Ton, Licht, Absperrungen und Künstlerbereiche vor dem Einlass geprüft sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Musiker buchen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Location reservieren
Tonanlage reservieren
Lichttechnik reservieren
Künstlerverträge bestätigen
Programm und Zeiten erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Sicherheit buchen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Bühnenaufteilung festlegen
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Location inspizieren
3 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
Kühlschränke befüllen
3 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromkabel verlegen
3 Personen
Kabel sicher abdecken
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Backstage einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Eingangstor einrichten
3 Personen
Armbänder bereitlegen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Programm ankündigen
Eröffnungsauftritt begleiten
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Publikumsbereich sauber halten
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Nächsten Künstler bereithalten
3 Personen
Künstlerwechsel begleiten
3 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Licht bei Auftritten bedienen
2 Personen
Lautstärke kontrollieren
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Besucherabstrom begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Bar schließen
3 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Essen und Getränke bereitstellen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
5 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Tonausrüstung einpacken
4 Personen
Lichtausrüstung einpacken
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Restbestand einlagern
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
Künstler auszahlen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BarunterlagenAnz. 3
KünstlertischeAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 12
BühnenelementeAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
StromverteilerAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24
LichtspotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
Laptopständer
BühnentreppeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
NotbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 300
WeingläserAnz. 40
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 3
KüchenwaagenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
KabelmattenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12

Organisation

ArmbänderAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 100
AbläufeAnz. 12
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
KassenschachtelnAnz. 3
FunkgeräteAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch Auflagen für Sicherheit, Lärm, Strom und Besucherwege, damit die Planung nicht kurz vor dem Termin geändert werden muss.
Buche Musiker, Tonanlage und Lichttechnik nicht getrennt voneinander. Lass dir spätestens 4 Wochen vorher bestätigen, welche Anschlüsse, Mikrofone, Monitorspeaker und Bühnenflächen tatsächlich benötigt werden.
Lege Programm und Einlasszeiten mindestens 3 Wochen vorher fest. Plane zwischen den Auftritten 15 bis 30 Minuten für Umbauten ein und verschicke die Künstlerinformationen mit Lageplan und Ansprechperson.
Prüfe die Stromversorgung spätestens 7 Tage vor dem Festival mit der Technikleitung. Verteiler, Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und Notbeleuchtung gehören in einen gemeinsamen Technik-Check, nicht auf mehrere unklare Zuständigkeiten.
Teile freiwillige Helfer für Einlass, Künstlerbetreuung, Catering, Technikwege und Abbau in Schichten ein. Übergib jeder Schicht einen ausgedruckten Ablaufplan und lege mindestens 30 Minuten Übergabezeit ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Ort, Musikern und Location. Genehmigungen, Sicherheit und Technik sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival verbindlich beantragt oder gebucht sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Musikfestival starten?: Öffne den Ticketverkauf, sobald Termin, Ort und die wichtigsten Programmpunkte bestätigt sind, meist 8 bis 12 Wochen vorher. Werbung und Poster sollten spätestens 6 Wochen vor dem Festival sichtbar sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikfestivals?: Plane für Bühne, Ton, Licht, Strom, Absperrungen und Künstlerbereiche mindestens einen vollständigen Aufbautag ein. Der Soundcheck sollte 2 bis 4 Stunden vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was wird bei einem Musikfestival häufig vergessen?: Oft fehlen klare Stromwege, Ersatzbatterien, Taschenlampen, Notbeleuchtung und ein ausgedruckter Lageplan. Prüfe diese Punkte spätestens 7 Tage vorher und kontrolliere sie am Veranstaltungstag nochmals vor dem Einlass.

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