Muziekfestival organiseren: checklist en planning

Een muziekfestival organiseren vraagt meer dan een programma en een podium. Je regelt tegelijk vergunningen, artiesten, bezoekers, vrijwilligers, terrein, stroom, geluid, licht en catering. Begin met datum en locatie, werk daarna naar het programma en de praktische uitvoering toe. In deze checklist staat wat je in welke volgorde controleert, zodat leveringen, opbouw en optredens niet op het laatste moment door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Programma publiceren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Toegangstafel klaarzetten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Entree bemannen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Programma aankondigen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Derde optreden begeleiden
3 personen
Vierde optreden begeleiden
3 personen
Hoofdact begeleiden
4 personen
DJ-set begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Publiek bij uitgang begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
Lichtapparatuur inpakken
3 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Barbladenaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Artiestentafelaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Lichtspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
Reservebatterijenaantal 24
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 3
Podiumdoekenaantal 4
Pijlenbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten definitief vastlegt. Controleer ook of meldingen of aanvullende toestemming nodig zijn; dit kan weken voorbereiding vragen.
Leg het artiestenprogramma vroeg vast en publiceer het pas nadat optredens, aanmeldingen en praktische reserveringen zijn gecontroleerd. Houd per optreden ruimte voor opbouw en soundcheck.
Maak uiterlijk één week vooraf een vrijwilligersindeling en druk het draaiboek af. Wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan voor ontvangst, bar, backstage, techniek en afsluiting.
Controleer de stroomverdeling vóór de opbouw. Leg verlengkabels in kabelgoten, dek kabels veilig af en test speakers, microfoons, monitorluidsprekers, lichtspots en reservebatterijen vóór de eerste act.
Plan de laatste terreinronde op de dag zelf: controleer tenten, podiumdelen, tafels, stoelen, bar, koelboxen en voorraad. Zet dranken op tijd koud en houd houdbare voorraad apart van gekoelde producten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Plan de laatste week voor bevestigingen, boodschappen, vrijwilligers en het afdrukken van het draaiboek.
Wanneer moet ik het programma van een muziekfestival publiceren?: Publiceer het programma zodra alle optredens en tijden definitief zijn, bij voorkeur 2 tot 4 weken voor het festival. Zo kun je aanmeldingen, reserveringen en dieetwensen nog verwerken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een muziekfestival?: Reken voor een kleinschalig festival minimaal 4 tot 6 uur opbouw, exclusief eventuele levering van podiumdelen. Plan daarna extra tijd voor geluidstest, lichttest, kabelcontrole en een terreininspectie.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een muziekfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop gekoelde drank in rondes in en houd koelboxen vrij voor de voorraad die later wordt aangevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.