Checklist para organizar un festival de música

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, público, proveedores y equipos técnicos en un orden muy concreto. Empieza por confirmar la fecha, el recinto, los permisos y el programa; después asigna responsables y cierra las necesidades de sonido, iluminación, electricidad y catering. Durante la última semana, comprueba el pronóstico, recibe las entregas y prepara las bebidas y provisiones. Esta checklist reúne 66 tareas y 58 artículos para que el montaje y el cierre no dependan de la memoria.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Confirmar el programa de artistas
2 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Publicar el programa
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar la mesa de acceso
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Atender la entrada
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Anunciar el programa
Acompañar la primera actuación
3 personas
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Acompañar la tercera actuación
3 personas
Acompañar la cuarta actuación
3 personas
Acompañar al acto principal
4 personas
Dirigir la sesión de DJ
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
4 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
3 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas de cervezacant. 10
Bancoscant. 12
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Bandejas de barcant. 2
Piezas de escenariocant. 12
Mesa para artistascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Copas de vinocant. 60
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Focoscant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 100
Baterías de repuestocant. 24
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Arcos de globoscant. 3
Telones de escenariocant. 4
Paneles de flechascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Cucharonescant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y las notificaciones antes de publicar el programa o enviar invitaciones. Reserva al menos 2 semanas para resolver cambios con el recinto o la administración.
Confirma con cada artista el horario, las necesidades técnicas y la hora de llegada. Prepara una mesa exclusiva para artistas y publica el programa solo cuando los horarios estén cerrados.
Asigna voluntarios por zonas y turnos, no solo por tarea. Imprime el plan de trabajo y entrega una copia a cada responsable antes de empezar el montaje.
Haz una prueba completa de sonido e iluminación antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI, monitores y baterías de repuesto, y cubre todos los cables con canaletas.
Enfría las bebidas con tiempo y calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y separa las provisiones no perecederas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de música?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y artistas. Reserva las 2 últimas semanas para invitaciones, inscripciones, compras y ajustes del programa.
¿Qué permisos necesita un festival de música?: Depende del recinto y de la normativa local, pero debes comprobar permisos y notificaciones antes de anunciar el evento. Haz esta revisión como mínimo 2 semanas antes y confirma también las condiciones de electricidad, sonido y cierre del recinto.
¿Cuándo se monta el escenario y el equipo de sonido?: El escenario, las carpas, la iluminación y el sonido deben montarse antes de la llegada del público. Programa el montaje con varias horas de margen y reserva al menos 60 minutos para probar todos los canales y monitores.
¿Cuánta bebida comprar para un festival de música?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la cantidad según la duración y el tiempo previsto. Enfría las bebidas el día anterior siempre que sea posible y conserva una parte en neveras portátiles para reponer durante el evento.

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