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Musikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikfestival steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst müssen Termin, Ort, Genehmigungen und Künstlerprogramm feststehen, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Einsatzplanung. In den letzten Tagen geht es um Wetter, Einkäufe, Lieferungen und Technik. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Aufbauplan, sichere Kabelwege, gekühlte Getränke und feste Zuständigkeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

    2 Personen

  • Künstlerprogramm festhalten

    2 Personen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Auftritte einplanen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Bühnenelemente aufbauen

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromanschlüsse anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Einlass-Tisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Eingang besetzen

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • Dritten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Vierten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Headliner betreuen

    4 Personen

  • DJ-Set begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    4 Personen

  • Lichtausrüstung einpacken

    3 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • StehtischeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 10
  • BänkeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • BarunterlagenAnz. 2
  • BühnenelementeAnz. 12
  • Künstler­tischAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 3
  • LichtspotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 20
  • KabelbinderAnz. 100
  • ErsatzbatterienAnz. 24
  • KühlboxenAnz. 6
  • HandlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 3
  • BühnentücherAnz. 4
  • PfeiltafelnAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • HandfegerAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Prüfe dabei auch, welche Vorgaben für Lärm, Strom, Ausschank und Geländeabsperrung gelten.
  • Plane das Künstlerprogramm mit festen Auftrittszeiten und Pufferzeiten von 15 bis 30 Minuten. So führen Verspätungen beim Soundcheck nicht sofort zu Verzögerungen im gesamten Ablauf.
  • Teile Freiwillige spätestens 7 Tage vorher festen Aufgaben und Schichten zu. Für Einlass, Bühne, Bar, Technik und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein.
  • Kontrolliere Wettervorhersage, Lieferungen und haltbare Vorräte 24 bis 48 Stunden vor Beginn. Kühlboxen und Getränke sollten spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass bereitstehen.
  • Baue Strom, Beschallung und Licht erst nach der Geländekontrolle auf und sichere alle Kabel mit Kabelkanälen oder Abdeckungen. Plane für Soundcheck und Lichtprobe mindestens 2 Stunden vor dem ersten Auftritt ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musikfestival organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Künstlerprogramm. Für größere Programme oder mehrere Bühnen sind 3 bis 6 Monate realistischer.
Wann sollte das Programm für ein Musikfestival veröffentlicht werden?
Veröffentliche das bestätigte Programm etwa 2 bis 4 Wochen vor dem Festival. So können Gäste planen und du hast noch Zeit, Änderungen bei Auftritten oder Anmeldungen zu bearbeiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikfestivals?
Plane für Zelte, Bühnenelemente, Beschallung, Licht und Strom mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Soundcheck und Lichtprobe brauchen zusätzlich etwa 2 Stunden vor dem Einlass.
Wie viele Getränke braucht man für ein Musikfestival?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasserreserven einplanen.

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