Organiser un festival de musique sans rien oublier

Un festival de musique demande une préparation par étapes : d’abord le lieu, les autorisations et la programmation, puis les inscriptions, les équipes et la logistique. Les derniers jours servent surtout à sécuriser le site, réceptionner les livraisons et installer la scène, le son et l’éclairage. Cette checklist regroupe 66 tâches et 58 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Tu peux l’utiliser avec ton équipe avant, pendant et après le festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Fixer le programme des artistes
2 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Publier le programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer la table d’entrée
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer la première prestation
3 personnes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
Encadrer la quatrième prestation
3 personnes
Animer la tête d'affiche
4 personnes
Assister le set DJ
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
4 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
3 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Sous-mains de barqté 2
Éléments de podiumqté 12
Table des artistesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Verres à vinqté 60
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Spots lumineuxqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 24
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Arches de ballonsqté 3
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 30

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence les autorisations dès que la date et le lieu sont confirmés : garde au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les déclarations nécessaires et obtenir les réponses.
Verrouille la programmation avant d’envoyer les invitations. Demande aux artistes leurs besoins techniques et alimentaires au moins 4 semaines avant le festival pour éviter les changements de dernière minute.
Prévois un responsable par zone et répartis les bénévoles au minimum 2 semaines avant l’événement. Imprime le déroulé en plusieurs exemplaires pour l’accueil, la scène et la régie.
Contrôle la météo 72 heures puis 24 heures avant l’ouverture. Les tentes, les câbles et les éléments de scène doivent être inspectés avant l’arrivée du public, pas pendant les premiers concerts.
Réserve une demi-journée pour les branchements et les essais : installe sonorisation, éclairage et alimentation, puis recouvre chaque câble accessible avec une protection adaptée avant les tests finaux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs artistes, des autorisations et une installation technique. Commence plus tôt si le lieu, les artistes ou les prestataires sont difficiles à réserver.
Quand faut-il confirmer les artistes d’un festival ?: Confirme la programmation idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Demande ensuite les besoins techniques, les horaires d’arrivée et les besoins alimentaires au plus tard 4 semaines avant l’événement.
Quand installer la scène et la sonorisation ?: Installe la scène, les tentes, le son et l’éclairage avant l’ouverture, avec une demi-journée réservée aux essais. Termine les branchements et la protection des câbles avant l’arrivée des spectateurs.
Quand faut-il vérifier la météo pour un festival en plein air ?: Fais une première vérification 72 heures avant le festival, puis une dernière 24 heures avant. Utilise ces prévisions pour ajuster les tentes, les stocks, les horaires de montage et les mesures de sécurité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.