Muziekfestival organiseren: checklist en planning

Een muziekfestival organiseren begint niet met het podium, maar met datum, locatie, vergunningen en afspraken met artiesten. Daarna volgen techniek, vrijwilligers, publieksstromen en een draaiboek waarin iedereen weet wat er per uur gebeurt. Plan leveringen en opbouw ruim vóór de eerste soundcheck; kabels, polsbandjes en koeling worden vaak pas op het laatste moment geregeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding, festivaldag en terreincontrole overzichtelijk bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Technische rider verzamelen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering afsluiten
Reserveringen maken
2 personen
Festivalprogramma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Noodplan afstemmen
3 personen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Programma's printen
Terrein inspecteren
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Kabels veilig afwerken
3 personen
Tenten opzetten
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
4 personen
Eetkraam inrichten
4 personen
Entree inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Catering voorbereiden
5 personen
Crewmaaltijden klaarzetten
2 personen
Briefing entreepersoneel
3 personen
Briefing barpersoneel
3 personen
Briefing veiligheidsteam
4 personen

Event

Publieksingang openen
4 personen
Bezoekers controleren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Muziekprogramma uitvoeren
6 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
Bar openen
4 personen
Dranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Eetkraam bevoorraden
3 personen
Crewmaaltijden serveren
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Drankvoorraad tellen
2 personen
Lichtshow bedienen
2 personen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Publieksuitgang begeleiden
4 personen
Bar sluiten
4 personen
Geluid uitschakelen
2 personen

Nazorg

Podium afzetten
3 personen
Terrein opruimen
8 personen
Afval gescheiden afvoeren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
3 personen
Eetkraam schoonmaken
3 personen
Tenten afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluid afbouwen
4 personen
Licht afbouwen
3 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Decoratie opbergen
2 personen
Leveranciers betalen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Statafelsaantal 12
Partytentenaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Dranghekkenaantal 30

Apparatuur

Luidsprekersaantal 6
Subwoofersaantal 2
Mengpanelenaantal 2
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Koptelefoonsaantal 4
Muziekkabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Afzetlintaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 18

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koksbenodigdhedenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Catering

Kassaboxenaantal 2
Menubordenaantal 4
Koelmattenaantal 12
Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 80
Servettenhoudersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Dweilsetsaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Oordoppenaantal 250

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Tips

Leg de technische riders van alle artiesten vast voordat je geluidsinstallatie en licht bestelt. Controleer per optreden aansluitingen, monitorluidsprekers, DI-boxen, microfoons en benodigde kabels.
Maak uiterlijk enkele weken voor het festival een vrijwilligersindeling met een verantwoordelijke per post. Zet in het draaiboek ook wisselmomenten, pauzes en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Controleer het terrein minstens één keer vóór de opbouw en opnieuw op de festivaldag. Let daarbij niet alleen op podium en dranghekken, maar ook op kabelroutes, verlichting, afzetlint en vrije doorgangen.
Bevestig leveringen en reserveringen vóór de opbouwdag en plan een vast moment voor ophalen en controleren. Vul koelboxen pas nadat de boodschappen zijn opgehaald, zodat drank en eten niet onnodig warm staan.
Print programma’s en sorteer polsbandjes voordat het publiek arriveert. Houd extra exemplaren en zaklampen apart bij de entree of productiepost, zodat een ontbrekend programma of donkere doorgang niet tot vertraging leidt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Reserveer de laatste 4 tot 6 weken voor vrijwilligers, programma, leveringen, boodschappen en het definitieve draaiboek.
Wanneer moet ik vergunningen voor een muziekfestival aanvragen?: Vraag vergunningen aan zodra datum en locatie vastliggen, vaak enkele maanden vóór het festival. Controleer de lokale termijn direct bij de bevoegde gemeente, want die kan per locatie en evenement verschillen.
Wat moet ik voor de soundcheck van een muziekfestival controleren?: Plan de soundcheck vóór de publieksopening en controleer per artiest microfoons, mengpaneel, DI-boxen, monitoren, luidsprekers en kabels. Houd daarnaast minimaal 30 minuten speling voor een ontbrekende aansluiting of technische wijziging.
Wanneer maak ik het draaiboek voor een muziekfestival?: Maak een eerste versie 4 tot 6 weken vooraf en werk die uiterlijk een week voor het festival bij. Neem tijden op voor opbouw, soundcheck, optredens, vrijwilligerswissels, leveringen, noodsituaties en afbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.