Checklist para organizar un festival de música sin olvidar nada

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, permisos, equipos técnicos, voluntarios y cientos de pequeños detalles. Empieza fijando la fecha y el recinto, y confirma cuanto antes las necesidades de cada artista mediante su rider técnico. Después, ordena las reservas, el programa, las inscripciones y el plan de emergencia. Durante la última semana, comprueba entregas, pulseras, programas impresos, bebidas, escenario, sonido e iluminación con responsables concretos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Recopilar el rider técnico
Solicitar permisos
2 personas
Contratar un seguro
Hacer reservas
2 personas
Elaborar el programa del festival
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Coordinar el plan de emergencia
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Clasificar las pulseras
2 personas
Imprimir los programas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Recoger la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Montar el escenario
6 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Asegurar correctamente los cables
3 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
4 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Montar la entrada
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Preparar el catering
5 personas
Preparar las comidas del equipo
2 personas
Reunión informativa para el personal de entrada
3 personas
Briefing del personal del bar
3 personas
Briefing del equipo de seguridad
4 personas

Evento

Abrir la entrada para el público
4 personas
Controlar a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Repartir programas
2 personas
Realizar el programa musical
6 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Realizar cambios de escenario
4 personas
Abrir el bar
4 personas
Servir las bebidas
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Abastecer el puesto de comida
3 personas
Servir las comidas del equipo
2 personas
Informar al público
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Contar el stock de bebidas
2 personas
Operar el espectáculo de luces
2 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Guiar la salida del público
4 personas
Cerrar el bar
4 personas
Silenciar el sonido
2 personas

Seguimiento

Delimitar el escenario
3 personas
Limpiar el recinto
8 personas
Retirar los residuos por separado
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
3 personas
Limpiar el puesto de comida
3 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Guardar la decoración
2 personas
Pagar a los proveedores
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 12
Mesas altascant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Vallas de control de multitudescant. 30

Equipo

Altavocescant. 6
Subwooferscant. 2
Mesas de mezclascant. 2
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Auricularescant. 4
Cables de músicacant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 4
Cinta de balizamientocant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 18

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Utensilios de cocinacant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4

Catering

Cajas de cajacant. 2
Carteles del menúcant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Pulserascant. 250
Pegatinas con nombrecant. 80
Porta-servilletascant. 12
Compras

Limpieza

Papeleracant. 16
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Tapones para los oídoscant. 250

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Megáfono
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12

Consejos

Pide el rider técnico a cada artista en cuanto cierres la contratación. Úsalo para comprobar micrófonos, cajas DI, monitores, mesa de mezclas, cableado y tomas eléctricas antes de reservar o alquilar equipos.
Solicita permisos y contrata el seguro con varias semanas de margen. El plazo depende del municipio y del recinto, así que confirma por escrito qué documentación necesitas y quién la presenta.
Asigna voluntarios por turnos y por zonas, no solo por tarea. Prevé al menos una persona responsable de accesos, escenario, bebidas y emergencias durante cada franja del programa.
Haz una inspección final del recinto el día anterior y otra antes de abrir. Comprueba vallas, carpas, salidas, iluminación, alargadores, regletas, señalización y que las entregas hayan llegado completas.
No dejes la compra, las pulseras ni los programas impresos para el mismo día. Clasifica las pulseras por tipo de acceso y llena las neveras portátiles antes de que empiece la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá varios artistas, permisos y montaje técnico. Reserva el recinto y contacta con los artistas al principio; deja la inspección, las entregas y el montaje para la última semana.
¿Qué debe incluir la checklist de un festival de música?: Incluye fecha y recinto, artistas, riders técnicos, permisos, seguro, reservas, programa, inscripciones, voluntarios, emergencias, equipos de sonido e iluminación, bebidas y control del montaje. Revisa cada bloque con una persona responsable y una fecha límite.
¿Cuándo hay que montar el escenario y el sonido?: Monta el escenario y la instalación de sonido con suficiente antelación para hacer una prueba completa antes de abrir las puertas. Como mínimo, reserva varias horas para montaje, cableado, comprobación de monitores y prueba de cada artista.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?: Depende del aforo, pero organiza al equipo por turnos y añade una persona coordinadora por cada área crítica. Para un festival pequeño, cubre como mínimo accesos, escenario, bebidas, información y emergencias durante todo el horario.

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