Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique demande une préparation étalée sur plusieurs semaines, avec des dépendances entre les artistes, les autorisations, la technique et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis verrouille rapidement la programmation, les réservations et les démarches administratives. À l’approche du festival, le travail se concentre sur les bénévoles, les livraisons, les courses et le montage de la scène. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Rassembler la fiche technique
Demander les autorisations
2 personnes
Souscrire une assurance
Faire les réservations
2 personnes
Établir le programme du festival
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Coordonner le plan d’urgence
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Imprimer les programmes
Inspecter le site
3 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Sécuriser les câbles
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Préparer le service traiteur
5 personnes
Préparer les repas de l’équipe
2 personnes
Briefing du personnel d'entrée
3 personnes
Briefing du personnel du bar
3 personnes
Briefing de l’équipe sécurité
4 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Contrôler les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Exécuter le programme musical
6 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Effectuer les changements de scène
4 personnes
Ouvrir le bar
4 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Approvisionner le stand de restauration
3 personnes
Servir les repas du crew
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Compter les stocks de boissons
2 personnes
Gérer le spectacle lumineux
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Accompagner la sortie du public
4 personnes
Fermer le bar
4 personnes
Couper le son
2 personnes

Suivi

Délimiter la scène
3 personnes
Ranger le site
8 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
3 personnes
Nettoyer le stand de restauration
3 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Baisser le son
4 personnes
Démonter l'éclairage
3 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger la décoration
2 personnes
Payer les fournisseurs
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Éléments de podiumqté 12
Barrières de fouleqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 6
Subwoofersqté 2
Tables de mixageqté 2
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Casques audioqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Ruban de balisageqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 18

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Matériel de cuisineqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Catering

Caissesqté 2
Panneaux de menuqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 12
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 80
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 16
Sets de serpillièreqté 4
Sets de balaiqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Bouchons d'oreillesqté 250

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Conseils

Réunis la fiche technique de chaque artiste avant de finaliser la sonorisation : vérifie notamment les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et besoins électriques. Une modification tardive peut obliger à louer du matériel supplémentaire.
Ne laisse pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Prépare le dossier plusieurs semaines à l’avance et garde une copie accessible le jour du festival avec le plan d’urgence.
Répartis les bénévoles par créneaux et par missions, plutôt que de constituer une seule liste. Prévois des personnes identifiées pour l’accueil, les bracelets, les artistes, le bar, le montage et la fermeture du site.
Contrôle les livraisons avant le montage : les éléments de podium, les barrières, les tentes, les tables et les chaises doivent être comptés dès leur arrivée. Une inspection du site permet aussi de repérer les rallonges ou multiprises manquantes.
Prépare les éléments remis au public la veille ou l’avant-veille : bracelets triés, programmes imprimés, gobelets réutilisables et signalétique. Remplis les glacières après réception des courses, puis vérifie la météo avant d’installer les tentes et l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois au minimum plusieurs semaines pour un petit festival, et davantage si tu dois engager plusieurs artistes ou obtenir des autorisations. Les artistes, le lieu, l’assurance et la fiche technique doivent être confirmés avant de planifier précisément le montage.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival de musique ?: Lance les demandes dès que la date et le lieu sont fixés, plusieurs semaines avant le festival. Les délais varient selon la commune et le site ; attendre la dernière semaine ne laisse plus de marge en cas de pièce manquante.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?: Le nombre dépend de la jauge et du programme, mais répartis les bénévoles par postes et par créneaux plutôt que de compter uniquement un total. Prévois au moins une équipe distincte pour l’accueil, les artistes, la technique, le bar et la fermeture.
Quand monter la scène et installer la sonorisation ?: Effectue le montage avant l’ouverture au public, idéalement avec une marge suffisante pour tester chaque ligne et chaque microphone. Installe ensuite l’éclairage et réalise une vérification complète après les livraisons, avant l’arrivée des artistes et des spectateurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.