Musikfestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Musikfestival braucht mehr als ein Line-up und eine Bühne. Du musst Genehmigungen, Versicherung, Künstler, Technik, Helfer, Verpflegung und den Ablauf so planen, dass am Veranstaltungstag nichts aufeinander wartet. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zur Kontrolle des Geländes, zum Aufbau und zum Notfallplan. Besonders leicht vergessen werden technische Anforderungen der Künstler, Lieferzeiten, Armbänder und eine klare Einteilung der Freiwilligen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Technisches Rider zusammentragen
Genehmigungen beantragen
2 Personen
Versicherung abschließen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Festivalprogramm erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Notfallplan abstimmen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen bestätigen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Programme drucken
Gelände inspizieren
3 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Kabel sicher verlegen
3 Personen
Zelte aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bar einrichten
4 Personen
Essensstand einrichten
4 Personen
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Catering vorbereiten
5 Personen
Crew-Mahlzeiten bereitstellen
2 Personen
Briefing für das Eingangspersonal
3 Personen
Briefing für das Barpersonal
3 Personen
Briefing für das Sicherheitsteam
4 Personen

Event

Publikumseingang öffnen
4 Personen
Besucher kontrollieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Musikprogramm durchführen
6 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Bühnenwechsel durchführen
4 Personen
Bar öffnen
4 Personen
Getränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Essensstand auffüllen
3 Personen
Crew-Mahlzeiten servieren
2 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Getränkevorrat zählen
2 Personen
Lichtshow steuern
2 Personen
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Publikumsausgang begleiten
4 Personen
Bar schließen
4 Personen
Ton ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Bühne absperren
3 Personen
Gelände aufräumen
8 Personen
Abfall getrennt entsorgen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar reinigen
3 Personen
Essensstand reinigen
3 Personen
Zelte abbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Ton abbauen
4 Personen
Licht abbauen
3 Personen
Gelände reinigen
6 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Dekoration verstauen
2 Personen
Lieferanten bezahlen
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
StehtischeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
BühnenelementeAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 30

Ausstattung

LautsprecherAnz. 6
SubwooferAnz. 2
MischpulteAnz. 2
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
MusikkabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
AbsperrbandAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 18

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
KüchenbedarfAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4

Catering

KassenboxenAnz. 2
MenükartenAnz. 4
KühlmattenAnz. 12
ArmbänderAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 80
ServiettenhalterAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
WischsetsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandfegerAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 12
OhrstöpselAnz. 250

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
Megafon
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Tipps

Hole Genehmigungen und Versicherung frühzeitig ein: Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival, weil Veranstaltungsort, Sicherheitskonzept und Behördenrückfragen Zeit brauchen.
Fordere von jedem Künstler das technische Rider an und gleiche es spätestens 4 Wochen vorher mit Mischpulten, Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren, Kabeln und Stromanschlüssen ab. So bemerkst du fehlendes Equipment nicht erst beim Soundcheck.
Teile Freiwillige in feste Schichten von 4 bis 6 Stunden ein und benenne pro Bereich eine verantwortliche Person. Plane zusätzlich eine Reserve von etwa 10 Prozent ein, falls jemand kurzfristig ausfällt.
Bestätige Lieferungen, Einkäufe und Abholungen 48 Stunden vor dem Aufbau. Kühlboxen, Mehrwegbecher, Geschirr, Stehtische und Zelte sollten am Vortag vollständig vor Ort oder eindeutig zugeordnet sein.
Prüfe die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vor Beginn und gehe den Notfallplan mit dem Team durch. Kontrolliere dabei besonders Partyzelte, Absperrgitter, Beleuchtung, Taschenlampen und freie Rettungswege.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Genehmigungen, Versicherung und technische Abstimmungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin laufen.
Was braucht man technisch für ein Musikfestival?: Neben Bühne und Beschallungsanlage gehören Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorspeaker, Kopfhörer sowie Musik- und Verlängerungskabel auf die Prüfliste. Gleiche die Mengen spätestens 4 Wochen vorher mit den technischen Ridern ab.
Wie viele Helfer braucht ein Musikfestival?: Das hängt von Gelände und Besucherzahl ab; plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich und eine Reserve von etwa 10 Prozent ein. Teile die Helfer in 4- bis 6-Stunden-Schichten ein, damit Aufbau, Einlass, Betreuung und Abbau abgedeckt sind.
Wann sollte man das Festivalgelände kontrollieren?: Führe eine erste Begehung 1 bis 2 Wochen vorher und eine abschließende Kontrolle am Veranstaltungstag vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Aufbau, Absperrungen, Kabelwege, Beleuchtung, Rettungswege, Zelte und die Position der Bühne.

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