Muziekfestival organiseren: checklist en planning

Een muziekfestival organiseren vraagt meer dan artiesten en een podium boeken. Je regelt tegelijk vergunningen, verzekering, kaartverkoop, publieksrouting, techniek, vrijwilligers en een terrein dat veilig werkt. Begin met datum en locatie, leg daarna artiesten, leveranciers en vergunningen vast en werk toe naar een duidelijke timetable. In de laatste week draait het vooral om briefings, tickets, voorraad, kabels, nooduitgangen en de weersverwachting. Met deze checklist houd je de volgorde en de vaak vergeten details bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten en dj's boeken
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering bevestigen
Reserveringen maken
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Programma en timetable maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Shifts voor vrijwilligers maken
Artiestencontracten archiveren
Plattegrond voor terrein maken
2 personen
Publieksrouting uitwerken
2 personen
Nooduitgangen bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Podium en techniek bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
3 personen
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Terrein vrijmaken
4 personen
Podium laten opbouwen
6 personen
Geluid en licht installeren
5 personen
Tenten en hekken plaatsen
6 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar en uitgifte inrichten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Crewruimte inrichten
2 personen
Koelingen vullen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Sanitaire voorzieningen aanvullen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Backstage klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa's en scanners testen
2 personen
Entree en wachtrij inrichten
3 personen
Eten en drinken klaarzetten
4 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
6 personen
Tickets scannen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Eerste optredens begeleiden
3 personen
Dranken serveren
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Eten en servies aanvullen
3 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Artiesten backstage verzorgen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Podiumprogramma aankondigen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Uitstroom begeleiden
5 personen
Bar en kassa sluiten
3 personen
Techniek veilig uitschakelen
3 personen

Nazorg

Podium en terrein opruimen
6 personen
Tenten en hekken afbreken
6 personen
Geluid en licht afbouwen
5 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Afval over het terrein verzamelen
5 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
4 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Voorraad tellen
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Meubilair retourneren
3 personen
Sleutels en terrein opleveren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 20
Biertafelsaantal 12
Bankenaantal 24
Barbladenaantal 4
Baliesaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 6
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Di-boxenaantal 4
Podiummonitorsaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Aggregaat
Kabelgotenaantal 20
Gaffer tapeaantal 8
Portofoonsaantal 8
Ticketscannersaantal 4
Kassa'saantal 3
Betaalterminalsaantal 3
Dranghekkenaantal 30
Afzetlintrollenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 700
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Schaaltjesaantal 40
Serveerbladenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drankkrattenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Menubordenaantal 8
Routebordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond niet pas op de opbouwdag vast. Teken vooraf de publieksrouting, nooduitgangen, bars, podia en kabelroutes in en controleer of bezoekers nergens door werkzones hoeven.
Plan vrijwilligers in shifts van bijvoorbeeld 4 uur en wijs per shift één aanspreekpunt aan. Zo blijven kaartcontrole, publieksbegeleiding en backstage ook tijdens wissels bezet.
Stuur artiestenbriefing en timetable uiterlijk 7 dagen voor het festival. Vermeld daarin aankomsttijd, soundcheck, contactpersoon, podium en praktische informatie over laden en lossen.
Controleer techniek per functie, niet alleen per doos: luidsprekers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, di-boxen, kabels en podiummonitors moeten op elkaar aansluiten. Leg verlengkabels en stekkerdozen bovendien buiten looproutes en bescherm ze met kabelgoten.
Doe de laatste terreincontrole minstens 2 uur voor opening. Test ticketscanners, kassa’s, betaalterminals, portofoons en verlichting en leg polsbandjes, herbruikbare bekers en batterijlantaarns klaar op de plek waar ze worden uitgegeven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?: Begin minimaal 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, artiesten, vergunningen en verzekering. Open de kaartverkoop pas wanneer capaciteit, programma en toegangsvoorwaarden voldoende vaststaan.
Wanneer moet ik vergunningen voor een muziekfestival regelen?: Controleer direct bij het vastleggen van de locatie welke vergunningen nodig zijn en welke indieningstermijn geldt. Plan de aanvraag bij voorkeur minimaal 12 weken voor het festival, zodat er tijd blijft voor vragen of aanvullende documenten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een muziekfestival?: Maak eerst een bezetting per taak en shift. Reken voor elk gelijktijdig bemand punt minstens 1 vrijwilliger, plus per shift 1 coördinator; plan daarnaast 10 tot 15 procent reserve voor uitval.
Wanneer controleer ik de techniek en het terrein?: Laat podium, aggregaat, geluid, verlichting en kabelroutes tijdens de opbouw testen en doe uiterlijk 2 uur voor opening een volledige eindcontrole. Controleer op dat moment ook nooduitgangen, publieksrouting, portofoons en betaalapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.