Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique demande de coordonner les artistes, le public, la technique et les équipes sur un même planning. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez les autorisations, les contrats et les réservations avant d’ouvrir la billetterie. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les fournisseurs, organiser les bénévoles et sécuriser le site. Cette checklist rassemble les 80 tâches et 64 éléments à prévoir pour avancer sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver des artistes et des DJ
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Confirmer l’assurance
Faire les réservations
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Créer le programme et le timing
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir les shifts des bénévoles
Archiver les contrats des artistes
Créer le plan du site
2 personnes
Élaborer l'orientation du public
2 personnes
Définir les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Commander le podium et la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
3 personnes
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Dégager le site
4 personnes
Faire monter la scène
6 personnes
Installer le son et la lumière
5 personnes
Installer les tentes et les clôtures
6 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar et le point de distribution
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l’espace équipe
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les sanitaires
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer les coulisses
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tester les caisses et les scanners
2 personnes
Aménager l’entrée et la file d’attente
3 personnes
Préparer la nourriture et les boissons
4 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
6 personnes
Scanner les tickets
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Encadrer les premières prestations
3 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner la nourriture et la vaisselle
3 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Prendre soin des artistes en backstage
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Annoncer le programme de la scène
Enregistrer les objets trouvés
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Encadrer la sortie
5 personnes
Fermer le bar et la caisse
3 personnes
Éteindre la technique en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Ranger la scène et le site
6 personnes
Démonter les tentes et les barrières
6 personnes
Démonter le son et la lumière
5 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Collecter les déchets sur le site
5 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Compter le stock
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Restituer le mobilier
3 personnes
Remettre les clés et le site
2 personnes
Gérer les objets perdus
Rassembler les factures des fournisseurs
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 20
Tables de bièreqté 12
Bancsqté 24
Sous-mains de barqté 4
Comptoirsqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 6
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Caissons DIqté 4
Retours de scèneqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Groupe électrogène
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Scanners de billetsqté 4
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Barrières de fouleqté 30
Rouleaux de ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Trousses de premiers secoursqté 3
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Petits bolsqté 40
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Casiers de boissonsqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 12
Louchesqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Guirlandes de fanionsqté 20
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les artistes : les autorisations, l’assurance et les réservations dépendent de ces deux décisions.
Préparez le programme avec des horaires précis, puis envoyez un briefing à chaque artiste. Prévoyez aussi les besoins alimentaires et les informations techniques avant leur arrivée.
Ne gardez pas la billetterie, les scanners et les terminaux de paiement pour la dernière semaine. Testez le parcours d’inscription et le matériel au moins 7 jours avant l’ouverture au public.
Organisez les bénévoles par shifts écrits, avec un responsable identifié pour chaque zone. Les talkies-walkies et un plan du site évitent de perdre du temps quand plusieurs équipes interviennent en même temps.
Vérifiez la météo et le plan des sorties de secours avant l’installation. Les câbles, rallonges et multiprises doivent être protégés par des goulottes, et le site doit être dégagé dès la fin du démontage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de musique ?: Commencez au moins 6 mois avant la date prévue pour avoir le temps de réserver les artistes, vérifier les autorisations, confirmer l’assurance et organiser les fournisseurs. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations et le briefing des équipes.
Quand ouvrir la billetterie d’un festival de musique ?: Ouvrez la billetterie une fois la date, le lieu et le programme suffisamment confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant le festival. Testez les inscriptions, les scanners et les terminaux de paiement au moins 7 jours avant l’ouverture au public.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?: Le nombre dépend de la taille du site, mais prévoyez des shifts distincts pour l’accueil, l’orientation, les artistes, les bars et la sécurité. Établissez les horaires au moins 2 semaines à l’avance et gardez quelques personnes disponibles pour les remplacements.
Quand installer la scène et la technique d’un festival ?: Commandez la scène, les haut-parleurs, la table de mixage, les retours et l’éclairage plusieurs semaines avant l’événement. L’installation doit être terminée assez tôt pour tester le son, les micros, les câbles et l’alimentation avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.