Checklist para organizar un festival de música

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, público, proveedores y equipos técnicos sin dejar decisiones para el último día. Empieza por fijar la fecha y el recinto, comprobar permisos y seguros, y cerrar las reservas principales. Después podrás avanzar con entradas, programa, voluntarios, plano del espacio y producción técnica. Esta checklist reúne el trabajo necesario para llegar al montaje con horarios confirmados, recorridos claros y el material preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar artistas y DJ's
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Confirmar el seguro
Hacer reservas
2 personas
Recopilar información de los artistas
Crear el programa y el timetable
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear turnos para voluntarios
Archivar los contratos de los artistas
Hacer el plano del recinto
2 personas
Definir la circulación del público
2 personas
Determinar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Encargar el escenario y la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
3 personas
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
Enviar briefing a los artistas
Despejar el recinto
4 personas
Encargar el montaje del escenario
6 personas
Instalar sonido e iluminación
5 personas
Colocar tiendas y vallas
6 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra y el punto de entrega
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la zona del equipo
2 personas
Rellenar las neveras
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Reponer los servicios sanitarios
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar el backstage
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Probar las cajas registradoras y los escáneres
2 personas
Montar la entrada y la cola
3 personas
Preparar la comida y la bebida
4 personas
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
6 personas
Escanear entradas
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Coordinar las primeras actuaciones
3 personas
Servir las bebidas
5 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer comida y vajilla
3 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Atender a los artistas en backstage
2 personas
Mantener limpia la zona del público
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Anunciar el programa del escenario
Registrar objetos perdidos
Coordinar la última actuación
3 personas
Guiar la salida
5 personas
Cerrar el bar y la caja
3 personas
Apagar la técnica de forma segura
3 personas

Seguimiento

Recoger el escenario y el recinto
6 personas
Desmontar las tiendas y las vallas
6 personas
Desmontar el sonido y la iluminación
5 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Recoger la basura por todo el recinto
5 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
4 personas
Limpiar los baños
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Contar el inventario
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Devolver el mobiliario
3 personas
Entregar las llaves y el recinto
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Recoger facturas de proveedores
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 20
Mesas de cervezacant. 12
Bancoscant. 24
Bandejas de barcant. 4
Mostradorescant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 6
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Grupo electrógeno
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffercant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Escáneres de entradascant. 4
Cajas registradorascant. 3
Terminales de pagocant. 3
Vallas de control de multitudescant. 30
Rollos de cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Linternascant. 8
Extintorescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 700
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Cuencoscant. 40
Bandejas de serviciocant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cajas de bebidascant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 12
Cucharonescant. 12
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Guirnaldascant. 20
Telones de escenariocant. 4
Carteles del menúcant. 8
Señales de rutacant. 12
Carteles del programacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, los permisos y el seguro antes de contratar servicios secundarios. Reserva al menos 8 semanas para comprobar requisitos del recinto y corregir documentación pendiente.
Pide a cada artista su información técnica, horarios y necesidades de acceso con 4 semanas de antelación. Envía el briefing definitivo y el timetable como mínimo 7 días antes del festival.
Dibuja el plano del recinto antes de encargar el escenario y la técnica. Marca salidas de emergencia, circulación del público, puestos, carpas, baños y canaletas para cables; deja los pasillos libres durante el montaje.
Calcula los turnos de voluntarios por franjas de 4 a 6 horas y nombra a una persona responsable por zona. Prepara walkie-talkies, escáneres de entradas y terminales de pago antes de abrir las puertas.
Comprueba la previsión meteorológica 72 horas antes y vuelve a revisarla la mañana del evento. Si hay carpas, iluminación exterior o grupo electrógeno, confirma entonces su instalación, protección y acceso al suministro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el festival incluye varios artistas, venta de entradas y producción técnica. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar proveedores, voluntarios, timetable, permisos y documentación.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas y al DJ?: Intenta cerrar artistas y DJ entre 8 y 10 semanas antes. Recopila sus datos, contratos y necesidades técnicas al menos 4 semanas antes, y envía el briefing final 7 días antes.
¿Cuántas personas hacen falta para organizar un festival de música?: El número depende del aforo y del recinto, pero distribuye el trabajo por zonas: entradas, artistas, escenario, público, proveedores y emergencias. Para cada turno de 4 a 6 horas, asigna un responsable identificable y suficientes voluntarios para cubrir descansos y cambios de puesto.
¿Cuándo se prepara el plano y la instalación técnica del festival?: Prepara el plano del recinto entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya conozcas el escenario, las carpas y los puntos de acceso. Comprueba sonido, iluminación, cables, regletas, grupo electrógeno y canaletas durante el montaje y haz una prueba completa antes de abrir las puertas.

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