Musikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikfestival braucht mehr als Bühne und Bands. Du musst Genehmigungen, Verträge, Strom, Besucherlenkung, Helferschichten und den Ticketverkauf frühzeitig koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Termin- und Ortsentscheidung bis zum freigeräumten Gelände. Besonders Technik, Notausgänge und Künstlerbriefings werden oft zu spät geprüft – obwohl kleine Lücken am Veranstaltungstag schnell zu großen Problemen führen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Künstler und DJs buchen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherung bestätigen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ticketverkauf eröffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Schichten für Freiwillige einteilen
Künstlerverträge archivieren
Geländeplan erstellen
2 Personen
Besucherlenkung ausarbeiten
2 Personen
Notausgänge festlegen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Bühne und Technik bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
3 Personen
Armbänder und Tickets sortieren
2 Personen
Künstlerbriefing versenden
Gelände freimachen
4 Personen
Bühne aufbauen lassen
6 Personen
Ton- und Lichtanlage installieren
5 Personen
Zelte und Absperrungen aufstellen
6 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bar und Ausgabe einrichten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Crewraum einrichten
2 Personen
Kühlboxen befüllen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Sanitäranlagen auffüllen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Backstage vorbereiten
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Kassen und Scanner testen
2 Personen
Eingang und Warteschlange einrichten
3 Personen
Essen und Getränke bereitstellen
4 Personen
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
6 Personen
Tickets scannen
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Erste Auftritte begleiten
3 Personen
Getränke servieren
5 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Essen und Geschirr auffüllen
3 Personen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Künstler backstage betreuen
2 Personen
Publikumsbereich sauber halten
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Bühnenprogramm ankündigen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Abstrom begleiten
5 Personen
Bar und Kasse schließen
3 Personen
Technik sicher ausschalten
3 Personen

Nachbereitung

Bühne und Gelände aufräumen
6 Personen
Zelte und Zäune abbauen
6 Personen
Ton und Licht abbauen
5 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Abfall auf dem Gelände einsammeln
5 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Bar und Küche reinigen
4 Personen
Sanitärräume reinigen
3 Personen
Gelände sauber übergeben
4 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Möbel zurückgeben
3 Personen
Schlüssel und Gelände übergeben
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten
Lieferantenrechnungen sammeln
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühne
PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 20
BiertischeAnz. 12
BänkeAnz. 24
BarunterlagenAnz. 4
ThekenAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 6
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
BühnenmonitoreAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Stromaggregat
KabelkanäleAnz. 20
Gaffer TapeAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
TicketscannerAnz. 4
KassenAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3
AbsperrgitterAnz. 30
Absperrbänder-RollenAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 700
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
SchälchenAnz. 40
ServiertablettsAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 8
GetränkekistenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
MenükartenAnz. 8
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 6 bis 9 Monate vorher fest. Prüfe direkt danach Genehmigungen, Versicherung, Stromversorgung und die Anforderungen für Notausgänge.
Plane das Programm nicht nur nach Auftrittszeiten. Rechne zusätzlich mindestens 30 Minuten für Soundcheck, Umbau und den Wechsel zwischen Künstlern ein und verschicke das Künstlerbriefing spätestens 7 Tage vorher.
Teste die komplette Ton- und Lichttechnik vor dem Einlass. Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, DI-Boxen, Monitore, Kabel, LED-Spots und das Stromaggregat sollten mindestens einmal gemeinsam unter Last laufen.
Teile freiwillige Helfer in Schichten von höchstens 4 bis 6 Stunden ein. Plane für Einlass, Besucherlenkung, Backstage, Kassen und Notfälle pro Bereich eine klare Ansprechperson mit Funkgerät ein.
Bereite Tickets, Armbänder und Kartenterminals am Vortag vor. Lade Scanner und Terminals vollständig, sortiere die Eintrittsmittel nach Kategorie und halte ausreichend haltbare Produkte sowie wiederverwendbare Becher bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musikfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vor dem Termin. Künstler, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Technik brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Dekoration oder Verbrauchsmaterial.
Wie viel Zeit braucht die Planung eines Musikfestivals?: Für ein kleines bis mittleres Festival solltest du mindestens 80 bis 120 Arbeitsstunden einplanen, verteilt über mehrere Monate. In der letzten Woche fallen häufig 15 bis 25 Stunden für Bestätigungen, Briefings, Einkauf und Geländeplanung an.
Wann sollte der Online-Ticketverkauf starten?: Starte den Verkauf etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Festival, sobald Programm, Ort und Einlassregeln feststehen. Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viele Helfer braucht ein Musikfestival?: Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Kasse, Besucherlenkung, Backstage und Notfälle ein. Bei mehr als 100 Gästen sind zusätzlich etwa 1 Helfer pro 25 bis 40 Besucher für wechselnde Aufgaben sinnvoll.

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