Muziekfestival organiseren: checklist en planning

Een muziekfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen bands boeken en een podium plaatsen. Je moet vergunningen, contracten, stroom, geluid, licht, veiligheid, catering en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna naar het programma en de technische productie toe. In de laatste week draait alles om bevestigingen, leveringen, weersverwachting en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf. Gebruik deze checklist als vaste volgorde voor alle 76 taken en 70 benodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunning en meldingen controleren
Optredende bands bevestigen
2 personen
Artiestencontracten vastleggen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Stroomvoorziening vastleggen
Beveiliging en EHBO regelen
2 personen
Verzekering controleren
Promotiebeeld maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online aankondigen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Artiënteninformatie versturen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Locatie inspecteren
3 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podium opbouwen
5 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
4 personen
Lichtapparatuur aansluiten
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Podium en kabels controleren
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Entree en informatiepunt inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Artiënten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma aankondigen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Optredens wisselen
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Artiënten voorzien van catering
2 personen
Lichtshow bedienen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Laatste nummer aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Podium en licht afbouwen
5 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Voorraad opruimen
2 personen
Materialen reinigen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restafval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Podium
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummicrofoonsaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitor speakersaantal 3
Instrumentkabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 20
Stroomverdelersaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Prikkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 8
Podiumachterdoek
Richtingsbordenaantal 10
Programmapostersaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Polsbandjesaantal 180

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Voedseltangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Voedselcontainersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Hesjesaantal 20
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 6

Informatie

Informatiebalie
Clipboardmappenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Programmaflyersaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Leg bands, artiestencontracten en het programma vroeg vast. Stuur artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen voor het festival, met aankomsttijd, optreden, soundcheck en contactpersoon.
Controleer vergunningen, meldingen, verzekering, beveiliging en EHBO voordat je promotie start. Plan deze controle minimaal 8 weken vooraf, omdat ontbrekende toestemming de rest van de planning kan blokkeren.
Maak één technisch overzicht voor podium, PA-speakers, subwoofers, mengtafel, microfoons, monitor speakers, kabels, stroomverdelers en verlichting. Laat de stroomvoorziening minimaal 14 dagen voor de opbouw bevestigen.
Werk met een vrijwilligersrooster per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Bezet in elk geval ontvangst, bar of catering, garderobe, artiestenbegeleiding, opbouw, opruimen en een aanspreekpunt voor EHBO.
Controleer de locatie 1 tot 2 dagen vooraf en houd een alternatief klaar voor slecht weer. Kijk daarbij niet alleen naar tenten en tafels, maar ook naar kabelmatten, looproutes, leveringen, toiletten, afval en de plek van de artiestenontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en bands. Reserveer materiaal, stroom, beveiliging en EHBO uiterlijk 8 tot 12 weken voor het festival.
Wanneer moet ik bands vastleggen voor een muziekfestival?: Leg de optredende bands minimaal 4 tot 6 maanden vooraf vast als je meerdere acts nodig hebt. Zet daarna de contracten en technische wensen binnen 2 weken op papier.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een muziekfestival?: Reken voor een klein festival op minimaal 1 vrijwilliger per hoofdtaak en plan per tijdsblok extra mensen voor opbouw en opruimen. Maak het definitieve rooster uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig het 3 dagen voor aanvang.
Wanneer regel ik geluid, licht en stroom voor een muziekfestival?: Vraag technische reserveringen en stroomvoorziening minimaal 8 weken vooraf aan en bevestig ze 14 dagen voor de opbouw. Controleer kabels, stekkerdozen, kabelhaspels en stroomverdelers tijdens de locatie-inspectie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.