Checklist para organizar un festival de música sin olvidos

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, público, proveedores y equipos técnicos en un orden muy concreto. Empieza por fijar la fecha y el lugar, revisar permisos y cerrar los contratos antes de anunciar el programa. Después tendrás que asegurar el escenario, el sonido, la electricidad, la seguridad, el catering y los voluntarios. Esta checklist reúne 76 tareas y 70 artículos para controlar la preparación, el montaje y la recepción del público y de las bandas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Revisar permisos y notificaciones
Confirmar las bandas que actuarán
2 personas
Cerrar contratos con artistas
Crear el programa y el horario
2 personas
Hacer reservas de material
Asegurar el suministro eléctrico
Organizar seguridad y primeros auxilios
2 personas
Comprobar el seguro
Crear imagen promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el festival en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar a los voluntarios
2 personas
Enviar información de los artistas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el lugar
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el escenario
5 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
4 personas
Conectar el equipo de iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Revisar el escenario y los cables
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar la entrada y el punto de información
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Acompañar la primera actuación
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Alternar actuaciones
3 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Proveer catering a los artistas
2 personas
Operar el espectáculo de luces
Coordinar la última actuación
3 personas
Anunciar el último número
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el escenario y la iluminación
5 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Ordenar el stock
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar residuos mixtos
2 personas
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Escenario
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Pinzas para servircant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos de escenariocant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Supervisar a los ponentescant. 3
Cables de instrumentoscant. 16
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Distribuidores de corrientecant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Banderas del festivalcant. 8
Telón de fondo del escenario
Señales direccionalescant. 10
Pósteres del programacant. 20
Mantelescant. 12
Pulserascant. 180

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas para alimentoscant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Contenedores de alimentoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecoscant. 20
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 6

Información

Punto de información
Carpetas portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100
Folletos del programacant. 200

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos: intenta tener las notificaciones y autorizaciones revisadas al menos 8 semanas antes. Sin ese paso, anunciar artistas o imprimir carteles puede obligarte a rehacerlo todo.
Confirma por escrito a cada banda y envíale el horario, las necesidades técnicas y la información de llegada como mínimo 3 semanas antes. Comprueba que el equipo incluye mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, soportes y cables suficientes para el programa.
Planifica la electricidad con un técnico y separa el sonido, la iluminación y los puestos de comida en circuitos adecuados. Cuenta también con regletas, alargadores, enrollacables, distribuidores de corriente y alfombrillas para cables; suelen olvidarse hasta el día del montaje.
Asigna turnos de voluntarios con nombres, horarios y una persona responsable por zona. Prevé al menos una revisión de seguridad y primeros auxilios antes de abrir las puertas, además de comprobar el seguro y el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes.
Haz la compra y confirma el catering cuando ya conozcas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Deja preparadas las provisiones no perecederas con 2 o 3 días de antelación y verifica que hay vasos reutilizables, platos, cubiertos, bandejas y pinzas para servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el festival es pequeño o mediano. Reserva cuanto antes el lugar, el escenario, el sonido y las bandas, porque esos elementos condicionan el programa y el presupuesto.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival?: Cierra los contratos al menos 6 semanas antes y envía el horario y la información técnica unas 3 semanas antes. Así puedes detectar a tiempo cambios de formación, necesidades de camerino o problemas de transporte.
¿Cuándo se revisa el montaje y el equipo de sonido?: Haz una inspección completa del lugar y recibe las entregas el día anterior cuando sea posible. La prueba de sonido debería terminar entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas, dejando margen para corregir cables, electricidad o iluminación.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para un festival?: Calcula las raciones a partir de las inscripciones confirmadas y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes y compra los productos no perecederos 2 o 3 días antes del festival.

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