Organiser un festival de musique : la checklist complète

Un festival de musique demande une coordination précise entre artistes, technique, public et équipes sur place. Commence par fixer la date et le lieu, puis sécurise les autorisations, les contrats et les besoins électriques avant d’annoncer l’événement. À l’approche du jour J, vérifie la météo, les livraisons, le catering et l’accueil des artistes. Cette checklist regroupe 76 tâches et 70 éléments à prévoir, des tentes et tables jusqu’aux microphones, câbles et équipements de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Confirmer les groupes de musique qui se produisent
2 personnes
Consigner les contrats des artistes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Prévoir l’alimentation électrique
Organiser la sécurité et les premiers secours
2 personnes
Vérifier l’assurance
Créer l’image promotionnelle
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le festival en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux artistes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le lieu
3 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Raccorder le matériel audio
4 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Vérifier la scène et les câbles
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager l’entrée et le point d’information
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueil des artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Alterner les spectacles
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Fournir la restauration aux artistes
2 personnes
Gérer le spectacle lumineux
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Annoncer le dernier numéro
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la scène et l’éclairage
5 personnes
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Scène
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de scèneqté 6
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Surveiller les enceintesqté 3
Câbles d'instrumentsqté 16
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 20
Répartiteurs électriquesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux de festivalqté 8
Fond de scène
Panneaux directionnelsqté 10
Affiches du programmeqté 20
Nappesqté 12
Braceletsqté 180

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces alimentairesqté 8
Pains de glaceqté 24
Conteneurs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Giletsqté 20
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Informations

Bureau d’information
Chemises à pinceqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Flyers du programmeqté 200

Catering

Courses

Conseils

Bloque les artistes et leurs contrats plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions. Le programme final doit préciser les horaires de passage, les balances et les contacts de chaque groupe.
Dimensionne l’électricité à partir de la scène, de la sonorisation, des éclairages LED et des stands. Prévois des rallonges, multiprises, répartiteurs et passe-câbles, puis fais contrôler l’installation avant l’arrivée du public.
Transmets aux artistes un dossier unique au moins 7 jours avant le festival : horaires, accès, accueil, besoins techniques, repas et personne à appeler sur place. Cela évite les demandes urgentes le jour même.
Prépare l’accueil et le catering selon les réponses alimentaires recueillies. Vérifie les stocks non périssables, la vaisselle réutilisable, les verres, les plateaux et les couverts avant la réception des livraisons.
Garde une demi-journée pour l’inspection du lieu et le montage final. Contrôle la scène, les enceintes, les câbles, les éclairages, les tentes, les issues, les premiers secours et la signalétique avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs groupes. Les autorisations, contrats, réservations techniques et assurances doivent être lancés dès que la date et le lieu sont fixés.
Quand faut-il confirmer les groupes d’un festival de musique ?: Confirme les groupes idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement, puis formalise chaque accord par un contrat. Envoie les informations pratiques et techniques au plus tard 7 jours avant leur arrivée.
Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’un festival ?: Prévois une sonorisation adaptée au lieu, avec haut-parleurs PA, subwoofers, table de mixage, microphones, pieds, boîtiers DI et câbles d’instruments. Réserve aussi des rallonges, répartiteurs électriques et passe-câbles, puis teste tout avant le jour J.
Quand vérifier la météo et le lieu du festival ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 24 heures avant l’ouverture. Fais une inspection complète du lieu la veille ou le matin même, notamment les tentes, la scène, les accès, les câbles et les zones de secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.