Musikfestival organisieren: die Checkliste für deine Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Bands und Künstlerverträge frühzeitig und verschicke die Künstlerinformationen spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Festival. So kennen alle Beteiligten Auftrittszeiten, Anfahrt und technische Anforderungen.
• Plane Strom und Tontechnik gemeinsam: PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorlautsprecher brauchen ausreichend Anschlüsse und sichere Kabelwege. Lege Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelmatten vor dem Aufbau bereit.
• Teile Helfer in feste Schichten ein und benenne eine verantwortliche Person für Einlass, Künstlerempfang, Catering, Lieferungen und Notfälle. Eine Schicht sollte mindestens 30 Minuten vor ihrem Einsatz beginnen, damit die Übergabe funktioniert.
• Erfasse Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung und prüfe die Einkaufsliste anschließend noch einmal. Haltbare Vorräte kannst du mehrere Tage vorher bereitstellen; frische Ware sollte erst kurz vor dem Festival eintreffen.
• Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungstag erneut. Partyzelte, Bühne, Mobiliar, LED-Spots und Lichtstative müssen zur Location passen und bei Regen oder starkem Wind sicher nutzbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis zwölf Monate vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Bands. Technik, Helfer, Catering und Werbung sollten spätestens vier bis acht Wochen vor dem Festival feststehen.

Welche Genehmigungen braucht ein Musikfestival?

Das hängt von Ort, Größe, Lautstärke und Veranstaltungsform ab. Prüfe die zuständigen Meldungen und Genehmigungen mindestens acht bis zwölf Wochen vorher und kläre zusätzlich Versicherung, Sicherheitskonzept und Erste Hilfe.

Wie viel Technik braucht man für ein Musikfestival?

Für jede Bühne solltest du mindestens PA-Lautsprecher, Mischpult, Bühnenmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Instrumentenkabel und Monitorlautsprecher einplanen. Lege außerdem mindestens einen vollständigen Ersatzsatz für wichtige Kabel und Mikrofone bereit.

Wann soll das Catering für ein Musikfestival bestellt werden?

Bestelle das Catering etwa zwei bis drei Wochen vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend erfasst sind. Frische Lieferungen sollten am Veranstaltungstag mit einem Zeitfenster von mindestens 60 Minuten vor Beginn eintreffen.

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