Wat heb je nodig voor een muziekcongres?

Voor een muziekcongres heb je meer nodig dan alleen microfoons en een projector. Je regelt spullen voor registratie, presentaties, panelgesprekken, catering, bewegwijzering en de sfeer in de zalen. Stem aantallen af op het deelnemersaantal en tel techniek per zaal, niet alleen per congres. Controleer bovendien uiterlijk een week vooraf welke aansluitingen, bestanden en reserveonderdelen nodig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Klaptafels registratieaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Krukken voor panelaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerplateausaantal 20

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Audiomixer
DI-boxenaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Podiumverlichtingaantal 4
Sfeerlampenaantal 10

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Tafelkleedensetsaantal 18
Naamkaartjesaantal 140
Badgehoudersaantal 140
Badgekoordenaantal 140
Programmaflyersaantal 160
Notitieblokkenaantal 140
Balpennenaantal 160

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Voedselbakken met dekselaantal 20
Etiketten voor gerechtenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffieroom - 4 pakken
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Citroenen - 3 kilogram
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Mini croissants - 160 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 120 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Wit casinobrood - 10 broden
- Meergranenbrood - 8 broden
- Mini broodjes - 180 stuks
- Roomboter - 3 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Kipfilet beleg - 3 kilogram
- Ham - 3 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 4 potten
- Eieren - 120 stuks
- Kropsla - 12 kroppen
- Tomaten - 8 kilogram
- Komkommers - 8 kilogram
- Paprika's - 5 kilogram
- Wortels - 5 kilogram
- Rucola - 2 kilogram
- Avocado's - 30 stuks
- Rode uien - 2 kilogram
- Mais - 12 blikken
- Kikkererwten - 12 blikken
- Pasta - 8 kilogram
- Rijst - 6 kilogram
- Pesto - 8 potten
- Tomatensaus - 10 potten
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Zout - 1 kilogram
- Peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 3 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Knoflook - 6 bollen
- Basilicum - 10 bosjes
- Appels - 12 kilogram
- Bananen - 8 kilogram
- Druiven - 8 kilogram
- Mandarijnen - 8 kilogram
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Gemengde noten - 6 kilogram
- Rijstwafels - 8 pakken
- Mueslirepen - 160 stuks
- Pure chocolade - 3 kilogram
- Koekjes - 10 pakken
- Papieren servetten - 600 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 8 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Broodzakken - 200 stuks

Tips

Reken voor registratie op één klaptafel per 75 tot 100 deelnemers en leg ongeveer 5 procent extra naamkaartjes klaar. Zo kun je last-minute wijzigingen opvangen zonder opnieuw te printen.
Voor presentaties is per zaal minimaal één laptop, projector, projectiescherm en HDMI-kabel nodig. Neem per zaal ook één reserve-HDMI-kabel en een USB-stick mee met alle definitieve presentaties.
Plan voor een panel één draadloze microfoon per spreker plus één reserve. Bij vier panelleden betekent dat vijf microfoons; gebruik daarnaast microfoonstatieven voor vaste sprekers of vragen uit de zaal.
Tel glazen, koffiekopjes, borden en bestek op basis van het aantal deelnemers per cateringmoment. Neem voor servies en glazen minstens 10 procent extra mee, vooral wanneer een pauze kort is en afwas niet direct beschikbaar is.
Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat je podium en registratiebalie opbouwt. Houd per zaal minimaal twee vrije stroompunten over voor laptops, audiomixer, verlichting en opladers; plak kabels daarna af om struikelgevaar te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een muziekcongres?: Neem per zaal één draadloze microfoon per actieve spreker of panellid en minimaal één reserve. Voor een panel met vier deelnemers kom je dus uit op vijf draadloze microfoons; controleer ook of de audiomixer genoeg ingangen heeft.
Hoeveel naamkaartjes moet ik printen voor een congres?: Print het aantal bevestigde deelnemers plus ongeveer 5 procent reserve. Bij 200 deelnemers zijn dat 210 naamkaartjes; houd lege kaartjes en een pen achter de registratiebalie voor late wijzigingen.
Hoeveel projectoren en laptops zijn nodig?: Reken op één projector, projectiescherm en laptop per zaal waar presentaties plaatsvinden. Voor drie parallelle zalen heb je dus drie sets nodig, plus per zaal een HDMI-kabel en bij voorkeur één gezamenlijke reserve-laptop.
Wanneer moet ik de technische spullen voor een muziekcongres klaarzetten?: Breng kabels, microfoons, projectoren en laptops uiterlijk de dag ervoor naar de locatie als dat kan. Test per zaal minstens 2 uur voor de eerste sessie geluid, beeld, stroom en alle presentaties; controleer draadloze microfoons nogmaals vlak voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.