Que faut-il acheter pour un congrès de musique ?

Un congrès de musique demande plus qu’une salle et une scène. Il faut prévoir les boissons, la vaisselle du traiteur, les badges, la signalétique et tout le matériel nécessaire aux présentations et aux performances. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter pour accueillir les participants, les intervenants et les artistes dans de bonnes conditions. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits et le programme avant de faire les courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 18
Tables pliantes d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tabourets pour le panelqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 4
Mixeur audio
Boîtiers DIqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 10

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Sets de nappesqté 18
Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Cordons pour badgesqté 140
Flyers du programmeqté 160
Blocs-notesqté 140
Stylos à billeqté 160

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Bacs alimentaires avec couvercleqté 20
Étiquettes pour les platsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème pour café - 4 paquets
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 3 kilogrammes
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini croissants - 160 pièces
- Mini pains au chocolat - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain de mie blanc - 10 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Petits pains - 180 pièces
- Beurre doux - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 3 kilogram
- Jambon - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 4 pots
- Œufs - 120 pièces
- Laitues pommées - 12 pièces
- Tomates - 8 kilogrammes
- Concombres - 8 kilogram
- Poivrons - 5 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Avocats - 30 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Maïs - 12 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Riz - 6 kilogrammes
- Pesto - 8 pots
- Sauce tomate - 10 pots
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sel - 1 kilogram
- Poivre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 3 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Ail - 6 têtes
- Basilic - 10 bottes
- Pommes - 12 kilogram
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 8 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Noix mélangées - 6 kilogram
- Galettes de riz - 8 paquets
- Barres de muesli - 160 pièces
- Chocolat noir - 3 kilogram
- Biscuits - 10 paquets
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Sachets à pain - 200 pièces

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais avant l’ouverture des portes, pas au dernier moment.
Préparez au moins 1 badge nominatif par participant, intervenant, artiste et membre de l’équipe. Imprimez aussi quelques badges vierges pour les inscriptions tardives ou les changements de dernière minute.
Comptez au minimum 1 microphone sans fil pour les questions du public et 1 microphone pour la scène ou le pupitre. Testez chaque câble HDMI, boîtier DI et rallonge avec le matériel réellement utilisé.
Prévoyez 1 panneau indicateur à chaque point où un participant peut hésiter : entrée, inscription, salles, scène et restauration. Installez la signalétique avant l’arrivée du public pour éviter de mobiliser l’équipe à l’accueil.
Pour le service traiteur, comptez au moins 1 assiette, 1 verre, 1 couvert et 1 tasse par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Les plateaux de service et les nappes sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’installation.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un congrès de musique ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge d’environ 10 % si la journée est longue ou si le programme comprend plusieurs pauses.
Quel matériel audio faut-il pour un congrès de musique ?: Prévoyez des microphones, des pieds de micro, des haut-parleurs, un mixeur audio et des boîtiers DI selon les instruments utilisés. Testez la sonorisation au moins 2 heures avant l’accueil des participants et gardez des câbles et rallonges de rechange.
Combien de badges imprimer pour un congrès ?: Imprimez 1 badge par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Préparez-les au plus tard la veille afin de pouvoir corriger les noms et traiter les inscriptions tardives sans ralentir l’accueil.
Quand installer les projecteurs et les écrans de projection ?: Installez les projecteurs, les écrans et les ordinateurs portables au moins 2 heures avant le début du congrès. Vérifiez chaque présentation, câble HDMI et source vidéo dans la salle où ils seront utilisés.

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