Was du für einen Musikkongress brauchst
Für einen Musikkongress brauchst du mehr als Bühne und Lautsprecher. Plane Technik für Vorträge und Musik, Mobiliar für Registrierung und Panels sowie Geschirr und Getränke für die Pausen ein. Besonders häufig fehlen HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Ersatzmikrofone und gut sichtbare Wegweiser. Diese Einkaufs- und Packliste hilft dir, die Ausstattung nach Bereichen zu prüfen und die benötigten Mengen an der Teilnehmerzahl auszurichten.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 140
- TischeAnz. 18
- Klapptafeln RegistrierungAnz. 2
- Rednertisch
- BühnenelementeAnz. 4
- Hocker für PanelAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 160
- BestecksetsAnz. 160
- ServierplattenAnz. 20
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 4
- Audiomischpult
- DI-BoxenAnz. 4
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 3
- HDMI-KabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- USB-SticksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 10
Dekoration
- KongressbannerAnz. 3
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckensetsAnz. 18
- NamensschilderAnz. 140
- BadgehalterAnz. 140
- Bändchen für NamensschilderAnz. 140
- ProgrammflyerAnz. 160
- NotizblöckeAnz. 140
- KugelschreiberAnz. 160
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und ServiermesserAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 20
- Etiketten für SpeisenAnz. 40
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- PutzeimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Kaffee - 4 Packungen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Kisten
- Spa Rood - 6 Kisten
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Mini-Croissants - 160 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 120 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißes Kastenbrot - 10 Brote
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Süßrahmbutter - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Reifer Käse - 3 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 3 Kilogramm
- Schinken - 3 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 4 Gläser
- Eier - 120 Stück
- Kopfsalat - 12 Köpfe
- Tomaten - 8 kilogram
- Gurken - 8 Kilogramm
- Paprika - 5 Kilogramm
- Karotten - 5 Kilogramm
- Rucola - 2 Kilogramm
- Avocados - 30 Stück
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Mais - 12 Dosen
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Pasta - 8 Kilogramm
- Reis - 6 Kilogramm
- Pesto - 8 Gläser
- Tomatensoße - 10 Gläser
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Ketchup - 4 Flaschen
- Senf - 3 Gläser
- Salz - 1 Kilogramm
- Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 3 Gläser
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Knoblauch - 6 Knollen
- Basilikum - 10 Bund
- Äpfel - 12 Kilogramm
- Bananen - 8 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Mandarinen - 8 Kilogramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Gemischte Nüsse - 6 Kilogramm
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Müsliriegel - 160 Stück
- Zartbitterschokolade - 3 Kilogramm
- Kekse - 10 Packungen
- Papierservietten - 600 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Brottüten - 200 Stück
Tipps
- Rechne bei Sitzplätzen mit einem Stuhl pro angemeldeter Person und stelle für ein Panel zusätzlich je einen Hocker pro teilnehmender Person bereit. So musst du am Veranstaltungstag nicht zwischen Vortrag und Diskussion umstellen.
- Plane pro Präsentationsraum mindestens einen Projektor, eine Projektionsleinwand und einen Laptop ein. Packe außerdem pro Laptop ein HDMI-Kabel sowie mindestens ein Ersatzkabel und zwei USB-Sticks für Präsentationsdateien ein.
- Für die Tontechnik solltest du neben Funkmikrofonen auch Mikrofonständer, Lautsprecher, ein Audiomischpult und DI-Boxen einplanen. Lege alle Verlängerungskabel spätestens am Vortag bereit und prüfe jede Verbindung vor dem Einlass.
- Bei Geschirr gilt als einfache Reserve: pro Person eine Tasse, ein Glas, ein Teller und ein Besteckset plus etwa 10 Prozent zusätzlich. Servierplatten und Tischdeckensets werden oft erst beim Aufbau vermisst, daher sollten sie bereits beim Packen abgehakt sein.
- Sortiere Namensschilder, Armbänder und Badges vor der Registrierung nach Teilnehmerliste. Stelle je Registrierungsplatz eine Klapptafel mit Wegweiser auf und bringe Kongressbanner sowie Beleuchtung spätestens am Morgen des Veranstaltungstags zum Veranstaltungsort.
Häufige Fragen
- Was brauche ich an Technik für einen Musikkongress?
- Plane je Präsentationsraum einen Projektor, eine Leinwand und einen Laptop ein. Für Ton gehören Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Audiomischpult und DI-Boxen dazu; nimm mindestens ein HDMI-Ersatzkabel und zwei USB-Sticks mit.
- Wie viel Geschirr brauche ich für einen Musikkongress?
- Rechne pro angemeldeter Person mit einer Kaffeetasse, einem Glas, einem Teller und einem Besteckset. Kaufe oder leihe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein, bei 100 Personen also jeweils etwa 110 Stück.
- Wie viele Stühle und Tische brauche ich für den Kongress?
- Plane einen Stuhl pro Teilnehmer und ergänze für ein Panel einen Hocker je Panelperson. Die Zahl der Tische richtet sich nach Registrierung, Catering und Bühne; reserviere diese Bereiche spätestens einige Tage vor dem Aufbau.
- Was wird bei einem Musikkongress häufig vergessen?
- Oft fehlen Ersatzkabel, USB-Sticks, Wegweiser und Namensschilder. Lege die Technik spätestens am Vortag bereit und sortiere Registrierungsmaterial sowie Badges mindestens einen Tag vor dem Kongress.
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