Lista de compras para organizar un congreso de música
Organizar un congreso de música exige coordinar sonido, proyección, registro, mobiliario y catering sin dejar materiales para el último momento. Esta lista reúne lo necesario para preparar las salas, recibir a los participantes y montar el escenario de ponentes y artistas. Calcula las cantidades según el aforo y añade unidades de reserva para los elementos que pueden fallar o quedarse cortos. Revisa también las necesidades técnicas antes de comprar o transportar el equipo.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 140
- Mesascant. 18
- Mesas plegables de registrocant. 2
- Mesa de oradores
- Piezas de escenariocant. 4
- Taburetes para panelcant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 160
- Cubiertoscant. 160
- Bandejas para servircant. 20
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 4
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cajas DIcant. 4
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 6
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Memorias USBcant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación del escenariocant. 4
- Luces decorativascant. 10
Decoración
- Banners del congresocant. 3
- Carteles direccionalescant. 12
- Sets de mantelescant. 18
- Tarjetas de nombrecant. 140
- Portabadgescant. 140
- Cordones para acreditacionescant. 140
- Folletos del programacant. 160
- Bloc de notascant. 140
- Bolígrafoscant. 160
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de cocina y de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Recipientes para alimentos con tapacant. 20
- Etiquetas para los platoscant. 40
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Cubos de limpiezacant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Crema de café - 4 paquetes
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Limones - 3 kilogramos
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Mini croissants - 160 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco de casino - 10 panes
- Pan multicereales - 8 barras
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Mantequilla - 3 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Queso curado - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogramos
- Jamón - 3 kilogramo
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 4 tarros
- Huevos - 120 unidades
- Lechuga romana - 12 piezas
- Tomates - 8 kilogram
- Pepinos - 8 kilogramos
- Pimientos - 5 kilogramo
- Zanahorias - 5 kilogramos
- Rúcula - 2 kilogramos
- Aguacates - 30 unidades
- Cebollas rojas - 2 kilogram
- Maíz - 12 latas
- Garbanzos - 12 latas
- Pasta - 8 kilogramos
- Arroz - 6 kilogramos
- Pesto - 8 tarros
- Salsa de tomate - 10 tarros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 4 botellas
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta - 250 gramos
- Hierbas italianas - 3 tarros
- Pimentón - 2 botes
- Ajo - 6 cabezas
- Albahaca - 10 manojos
- Manzanas - 12 kilogramos
- Plátanos - 8 kilogramos
- Uvas - 8 kilogramos
- Mandarinas - 8 kilogramos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Frutos secos mixtos - 6 kilogram
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Barritas de muesli - 160 unidades
- Chocolate negro - 3 kilogramo
- Galletas - 10 paquetes
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 24 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Bolsas de pan - 200 unidades
Consejos
- Prepara al menos un micrófono inalámbrico de repuesto si habrá ponencias, entrevistas o mesas redondas. Comprueba cada micrófono, soporte, altavoz y caja DI durante la prueba de sonido, no cuando empiece la primera sesión.
- Lleva un cable HDMI y una regleta de reserva por sala con proyección. Prueba los portátiles, proyectores y pantallas con todos los archivos de presentaciones y música al menos 24 horas antes.
- Calcula una silla por participante inscrito y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional para cambios de última hora. Para el registro, coloca suficientes mesas plegables para que las acreditaciones no formen una sola cola.
- Prepara una tarjeta de nombre para cada inscrito y entre un 10 % y un 15 % extra para errores, ponentes añadidos o cambios de nombre. Guarda las tarjetas clasificadas antes de abrir el mostrador de registro.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora, además de café y vajilla para el servicio previsto. Confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido de catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso de música?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para 100 participantes, prepara entre 105 y 110 sillas, según el espacio disponible y la previsión de asistentes sin inscripción previa.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta para un congreso?
- Para una ponencia individual suele bastar 1 micrófono, pero una mesa redonda necesita uno por participante más 1 de reserva. Si participan 4 personas en el panel, prepara al menos 5 micrófonos y sus soportes o sistemas correspondientes.
- ¿Cuándo debo probar el equipo audiovisual?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y otra de 60 a 90 minutos el mismo día. Comprueba sonido, proyectores, pantallas, cables HDMI, regletas, portátiles y todos los archivos recibidos de ponentes y artistas.
- ¿Cuántas tarjetas de nombre debo imprimir?
- Imprime una tarjeta por inscrito y entre un 10 % y un 15 % adicional. Para 200 participantes, prepara entre 220 y 230 tarjetas para cubrir errores, cambios de nombre y nuevas acreditaciones.
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