Checklist voor een goed georganiseerde muziekbeurs

Een muziekbeurs vraagt om meer dan marktkramen en een podium. Je moet standhouders op tijd vastleggen, technische wensen combineren met de standindeling en bezoekersinformatie duidelijk maken. Begin met datum, locatie en voorwaarden; werk daarna naar inschrijvingen, programma en productie toe. In de laatste weken verschuift de aandacht naar testen, sorteren en informeren. Deze checklist helpt je de 87 taken in een logische volgorde af te werken, zonder de techniek of praktische details voor standhouders te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Muzikanten voor optredens boeken
2 personen
Technische eisen inventariseren
2 personen
Reservering van de locatie maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Standindeling tekenen
2 personen
Podiumindeling tekenen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online aankondigen
Standhouders registreren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Kassasysteem testen
2 personen
Bezoekersinformatie printen
2 personen
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Apparatuur en materialen ophalen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Standhouders herinneren
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standbordjes uitdelen
2 personen
Instrumenten veilig uitladen
4 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons en instrumenten testen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers inchecken
3 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Demonstraties aankondigen
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste optreden aankondigen
Bezoekersuitstroom begeleiden
3 personen
Verkoop en kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Standhouders laten uitladen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig inpakken
4 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Standhouders nabellen
Foto's en bestanden archiveren
Leveranciersfacturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 120
Klapstoelen podiumaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Statafelsaantal 10
Tafelkledenaantal 30
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podium microfoonsaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Laptop met afspeellijst
Koptelefoonversterkersaantal 2
Stroomverdelersaantal 4
Gaffer tapeaantal 8

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Entreebanierenaantal 2
Standbordjesaantal 24
Programmapostersaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 30
Touwaantal 2
Kabelmattenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Handschoenenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende sprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische eisen uiterlijk 4 weken voor de muziekbeurs vast. Vraag per optreden en stand welke aansluitingen, microfoons, DI-boxen, monitoren en kabels nodig zijn, zodat het mengpaneel en de geluidsapparatuur daarop kunnen worden afgestemd.
Maak de standindeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en herzie die uiterlijk 2 weken voor opening. Reserveer per stand niet alleen een marktkraam of tafel, maar ook stoelen, stroompunten en voldoende loopruimte.
Zet het programma minimaal 10 dagen vooraf definitief en informeer daarna alle standhouders. Vermeld optreedtijden, opbouwmomenten, incheckinformatie en dieetwensen voor de catering, zodat wijzigingen niet op de beursdag ontstaan.
Test het kassasysteem, de afspeellijst en alle geluidskanalen uiterlijk de dag vóór de opening. Controleer daarbij luidsprekers, subwoofers, podium- en draadloze microfoons, microfoonstatieven en verlenghaspels afzonderlijk.
Sorteer tickets, polsbandjes en naamkaartjes per gebruiksmoment en leg bezoekersinformatie vóór de opening klaar. Plan daarnaast beveiliging, garderoberekken, herbruikbare bekers en catering op basis van het verwachte aantal aanwezigen, niet pas na de laatste inschrijving.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een muziekbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, voorwaarden en standhouders. Boek muzikanten, techniek, catering en beveiliging uiterlijk 6 weken voor de beurs, omdat beschikbaarheid daarna sneller een probleem wordt.
Wanneer moet het programma van een muziekbeurs definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 10 dagen voor de beurs definitief. Stuur standhouders en muzikanten daarna direct hun tijden, opbouwinformatie en technische afspraken, zodat er nog tijd is voor correcties.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische voorbereiding van een muziekbeurs?: Plan minimaal 2 uur voor de technische soundcheck en nog 30 minuten extra voor het oplossen van aansluitproblemen. Inventariseer de eisen minstens 4 weken vooraf en test kassasysteem, afspeellijst en bekabeling de dag ervoor.
Wanneer moet ik standhouders voor een muziekbeurs informeren?: Bevestig hun deelname direct na verwerking van de aanmelding en stuur de definitieve standplaats uiterlijk 2 weken vooraf. Deel programma, aankomsttijd, technische informatie en cateringgegevens opnieuw uiterlijk 10 dagen voor de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.