Musikmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Musikmesse braucht deutlich mehr als Messestände und ein Bühnenprogramm. Du koordinierst Aussteller, Anmeldungen, Technik, Auftritte, Catering, Einlass und Sicherheitsfragen in einer festen Reihenfolge. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Bedingungen und Genehmigungen und erfasse früh die technischen Anforderungen der Musiker. In den letzten Wochen zählen vor allem bestätigte Standpläne, getestete Tonanlage, gedruckte Besucherinformationen und sortierte Tickets oder Armbänder.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Musiker für Auftritte buchen
2 Personen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online ankündigen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm finalisieren
2 Personen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Catering reservieren
Sicherheit buchen
Tonanlage reservieren
Kassensystem testen
2 Personen
Besucherinformationen drucken
2 Personen
Armbänder und Tickets sortieren
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Frisches Catering abholen
2 Personen
Geräte und Materialien abholen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Standbetreiber erinnern
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standschilder verteilen
2 Personen
Instrumente sicher ausladen
4 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Mikrofone und Instrumente testen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher einchecken
3 Personen
Besucher orientieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Vorführungen ankündigen
Musikauftritte betreuen
2 Personen
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
Lautstärke kontrollieren
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Buffet ordentlich halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundgegenstände registrieren
Letzten Auftritt ankündigen
Besucherabstrom begleiten
3 Personen
Verkauf und Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Aussteller ausladen lassen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Instrumente sicher einpacken
4 Personen
Mobiliar abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Fundsachen bearbeiten
Aussteller nachtelefonieren
Fotos und Dateien archivieren
Lieferantenrechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 24
TischeAnz. 30
StühleAnz. 120
Klappstühle für die BühneAnz. 8
BarhockerAnz. 6
StehtischeAnz. 10
TischdeckenAnz. 30
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnenmikrofoneAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
Laptop mit Playlist
KopfhörerverstärkerAnz. 2
StromverteilerAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

EingangsbannerAnz. 2
StandbeschilderungAnz. 24
Programmatische PosterAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 30
SeilAnz. 2
KabelmattenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
HandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionssprayAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Stand- und Bühnenaufteilung fest, bevor du Mobiliar und Technik endgültig reservierst. So weißt du, wie viele Marktstände, Tische, Sitzplätze, Barhocker und Bühnenelemente tatsächlich gebraucht werden.
Frage technische Anforderungen der Musiker spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe ab. Für eine Bühnenprobe müssen Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mikrofone, DI-Boxen, Instrumentenkabel und Verlängerungskabel vollständig eingeplant sein.
Schließe Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Standbetreiber, Ernährungswünsche und Kontaktdaten laufend und verschicke die finalen Stand- und Besucherinformationen mindestens 7 Tage vorher.
Plane den Einlass als eigenen Arbeitsablauf: Namensschilder, Tickets und Armbänder werden am besten nach Aussteller, Helferteam und Besuchergruppen sortiert. Teste das Kassensystem mindestens 3 Tage vor Beginn mit einem vollständigen Zahlungsvorgang.
Reserviere Catering, Sicherheit und Tonanlage frühzeitig und prüfe die Mengen anhand der erwarteten Besucherzahl. Wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller, Besteck, Servierschalen sowie Kaffee- und Teekannen werden häufig erst kurz vor der Messe bemerkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikmesse organisieren?: Starte idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und Ausstelleransprache. Genehmigungen, Versicherung, Musiker und Technik sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann müssen Musiker ihre technischen Anforderungen melden?: Fordere den Technical Rider und die Bühnenanforderungen 4 bis 6 Wochen vor der Musikmesse an. So bleibt genug Zeit, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker und Kabel zu reservieren oder fehlendes Equipment nachzubeschaffen.
Wann sollte man die Aussteller für eine Musikmesse registrieren?: Öffne die Anmeldung möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Messe und setze eine verbindliche Frist etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Danach kannst du Standaufteilung, Namensschilder und Ausstellerinformationen finalisieren.
Wie viele Tage vorher müssen Tickets und Besucherinfos fertig sein?: Drucke Besucherinformationen, Tickets und Armbänder mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Sortiere sie spätestens 2 bis 3 Tage vorher und teste am selben Termin auch das Kassensystem.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.