Checklist pour organiser un salon de la musique

Un salon de la musique réunit des exposants, des démonstrations et des spectacles : la coordination doit donc commencer plusieurs semaines avant l’ouverture. Cette checklist de 87 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au contrôle des billets. Elle couvre aussi les besoins techniques, les inscriptions, le catering, la sécurité et les badges. Servez-vous-en comme fil conducteur, puis adaptez les délais au nombre d’exposants et à la durée du salon.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer les conditions de participation
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Réserver des musiciens pour les spectacles
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Dessiner le plan du stand
2 personnes
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'événement en ligne
Enregistrer les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Réserver le matériel de sonorisation
Tester le système de caisse
2 personnes
Imprimer les informations visiteurs
2 personnes
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Récupérer l’équipement et le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Rappeler les exposants
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les panneaux de stand
2 personnes
Décharger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones et les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer les démonstrations
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier numéro
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes

Suivi

Faire décharger les exposants
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Gérer les objets trouvés
Relancer les exposants
Archiver les photos et les fichiers
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tablesqté 30
Chaisesqté 120
Chaises pliantes pour la scèneqté 8
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 10
Nappesqté 30
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones de scèneqté 4
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Ordinateur portable avec playlist
Amplificateurs pour casqueqté 2
Répartiteurs électriquesqté 4
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bannières d'entréeqté 2
Panneaux de standqté 24
Affiches du programmeqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30
Cordeqté 2
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 3
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Gantsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les conditions de participation avant de contacter les exposants. Sans ces informations, les inscriptions et les invitations risquent d’être modifiées plusieurs fois.
Demandez les besoins techniques des musiciens et des exposants au moins 4 semaines avant le salon. Une scène avec microphones, retours, boîtiers DI, câbles et alimentation électrique nécessite un plan précis, pas seulement une réservation de sonorisation.
Finalisez le plan des stands et celui de la scène avant de commander le mobilier. Prévoyez les tables, chaises, tabourets, portants et éléments de podium selon les dimensions réelles du lieu et les circulations prévues.
Fermez les inscriptions et recueillez les informations alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de confirmer le programme, le catering et les besoins particuliers des exposants.
Testez la caisse et préparez les badges, bracelets, billets et informations visiteurs la veille. Regroupez aussi les câbles, multiprises, rallonges et microphones par zone pour éviter une recherche de dernière minute le matin du salon.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la musique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance et les conditions de participation, puis il faut compter au moins 4 semaines pour les exposants et la technique.
Quand contacter les exposants pour un salon de la musique ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez dès le premier message les conditions de participation, la taille des stands, les horaires d’installation et la date limite d’inscription.
Quand réserver la sonorisation et les musiciens ?: Réservez les musiciens et le matériel de sonorisation au moins 6 semaines à l’avance. Demandez les fiches techniques 4 semaines avant l’événement, puis testez la configuration complète avant l’ouverture.
Quand finaliser le programme et le catering ?: Finalisez le programme environ 3 semaines avant le salon et transmettez le nombre définitif de repas au catering 10 jours avant. Gardez une marge pour les allergies et les besoins alimentaires recueillis auprès des exposants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.