Organiza tu feria de música paso a paso

Una feria de música combina puestos, actuaciones y circulación constante de visitantes, así que conviene cerrar cada decisión en un orden claro. Empieza por la fecha, el lugar, los permisos y las condiciones para participar; después confirma expositores, músicos y necesidades técnicas. La distribución de los puestos y del escenario debe estar lista antes de publicar las inscripciones. Esta checklist reúne 87 tareas y 64 artículos para que no llegues a la semana del evento sin sonido, acreditaciones o información para el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer las condiciones de participación
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Contratar músicos para las actuaciones
2 personas
Inventariar los requisitos técnicos
2 personas
Hacer la reserva del lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
Dibujar la distribución del escenario
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el evento en línea
Registrar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Reservar el catering
Reservar seguridad
Reservar equipo de sonido
Probar el sistema de caja
2 personas
Imprimir información para visitantes
2 personas
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger el catering fresco
2 personas
Recoger el equipo y los materiales
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Recordar a los expositores
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir carteles de stand
2 personas
Descargar los instrumentos con seguridad
4 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar micrófonos e instrumentos
3 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Orientar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar las demostraciones
Coordinar las actuaciones musicales
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última actuación
Guiar la salida de visitantes
3 personas
Cerrar ventas y caja
2 personas

Seguimiento

Hacer descargar a los expositores
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Gestionar objetos perdidos
Llamar de nuevo a los expositores
Archivar fotos y archivos
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 30
Sillascant. 120
Sillas plegables para el escenariocant. 8
Taburetes de barcant. 6
Mesas altascant. 10
Mantelescant. 30
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonos del escenariocant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cables de instrumentoscant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Portátil con lista de reproducción
Amplificadores para auricularescant. 2
Distribuidores de corrientecant. 4
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Focos de escenariocant. 4
Luces decorativascant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Banderas de entradacant. 2
Carteles de standcant. 24
Pósteres del programacant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40
Bolígrafoscant. 30
Cuerdacant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 3
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Guantescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Spray desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, los permisos y el seguro antes de abrir el formulario de inscripción. Si falta uno de estos datos, los expositores recibirán condiciones que luego pueden cambiar.
Pide a cada expositor sus necesidades de espacio, electricidad y montaje al registrarse. Usa esas respuestas para dibujar la distribución de los puestos y comunicarla con antelación.
Confirma el programa final y las necesidades técnicas de cada actuación antes de reservar el sonido. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, monitores, cajas DI, cables y regletas, no solo el equipo principal.
Reserva catering y seguridad cuando ya conozcas el número de participantes y el horario. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comparte el programa final con los responsables de los puestos.
Prepara con varios días de margen las pulseras, entradas, tarjetas de nombre y la información impresa para visitantes. Prueba también el sistema de caja antes de abrir las puertas y deja portátil, lista de reproducción y cables de repuesto listos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de música?: Empieza al menos 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro, músicos y expositores. Reserva el sonido, la seguridad y el catering cuando tengas una previsión real de asistencia.
¿Qué permisos hacen falta para una feria de música?: Depende del lugar, del aforo y de la música programada, así que comprueba los requisitos con la autoridad local antes de anunciar el evento. Hazlo como mínimo 8 semanas antes para poder corregir el plan si falta alguna autorización.
¿Cuándo se debe cerrar el programa de una feria de música?: Cierra el programa final entre 2 y 3 semanas antes. Así puedes informar a los responsables de los puestos, imprimir la información para visitantes y confirmar los horarios con músicos y técnicos.
¿Cuánto equipo de sonido necesito para una feria de música?: El equipo depende del tamaño del escenario y del número de actuaciones, pero debes inventariar las necesidades de cada músico antes de reservarlo. Comprueba al menos mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, micrófonos, monitores, cajas DI, cables y regletas.

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Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.