Muziekbeurs organiseren: checklist en planning

Een muziekbeurs vraagt om meer dan standtafels en een programma. Je moet standhouders op tijd registreren, technische wensen verzamelen en demonstraties zo plannen dat bezoekers én deelnemers weten waar ze moeten zijn. Begin met datum, locatie en aanmeldingen; werk daarna de standindeling, publieksinformatie en techniek uit. Op deze pagina staat de volledige checklist in de volgorde waarin je de muziekbeurs praktisch voorbereidt en uitvoert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Deelnemers en standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Standhouders registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Demonstraties plannen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en huisregels controleren
Publieksinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Parkeerinformatie versturen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie en toegang controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Podium en demohoek inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumentenstands plaatsen
2 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Bezoekerslijst klaarleggen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Standhoudersbriefing geven
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
Entree openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Muziekdemo's begeleiden
2 personen
Podiumprogramma aankondigen
Geluidsniveau controleren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Rustruimte controleren
Fotomoment begeleiden
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Entree sluiten
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
Voorraad tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Standhouders naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Standtafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 8
Loungebankenaantal 4
Lage tafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 4
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 4
Instrumentenstandsaantal 12
Muziekstandaardsaantal 6
Koptelefoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 4
Standnummersaantal 30
Programmapostersaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Decoratieve doekenaantal 8
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Papiertapeaantal 12

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenkommenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan. Vraag per standhouder meteen naar contactgegevens, standbehoefte, technische wensen en dieetwensen, zodat je later niet achter ontbrekende informatie aan hoeft.
Maak de standindeling uiterlijk 2 weken vooraf en geef iedere stand een nummer. Houd een duidelijke laad- en loszone vrij en controleer of tafels, stoelen en eventuele instrumentenstands op de beschikbare ruimte passen.
Plan demonstraties met begin- en eindtijden en zet het programma tegelijk online en op programmaposters. Reserveer tussen optredens minstens 10 minuten voor wisselen, testen en het vrijmaken van het podium.
Test apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf op samenhang: actieve speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, laptop en bekabeling. Leg verlengkabels en stekkerdozen per zone klaar en dek looproutes af met kabelmatten.
Stuur standhoudersinformatie en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor de beurs. Vermeld daarin aankomsttijd, ingang, laad- en losplek, standnummer, contactpersoon en het tijdstip waarop zij hun plek kunnen opbouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en uitnodigingen voor standhouders. Open het aanmeldformulier bij voorkeur 6 weken vooraf en sluit de registratie ongeveer 10 dagen voor de beurs, zodat je de indeling en het programma kunt afronden.
Wanneer maak je de standindeling van een muziekbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de belangrijkste standhouders zijn geregistreerd en leg de definitieve standplaatsen uiterlijk 2 weken vooraf vast. Hang standnummers op de beursdag zichtbaar op en stuur iedere deelnemer zijn nummer uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een muziekbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, standmarkeringen, banners en techniek. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige geluidstest en controleer vóór opening alle toegangen, kabelroutes en laad- en loszones.
Wanneer test je de techniek voor een muziekbeurs?: Doe een eerste test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal die op de beursdag minimaal 90 minuten voor de publieksopening. Controleer per microfoon, speaker, DI-box en laptop de aansluiting, het volume en de benodigde kabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.