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Musikmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Musikmesse steht und fällt mit sauberer Abstimmung: Aussteller brauchen früh technische Informationen, Besucher klare Anreisehinweise und das Team einen belastbaren Aufbauplan. Plane zuerst Datum, Ort und Anmeldungen, danach Programm, Stände und Genehmigungen. In der letzten Woche prüfst du Technik, Material und Verpflegung. Am Veranstaltungstag zählen freie Ladewege, getestete Geräte und gut sichtbare Standnummern. Die Checkliste führt dich durch alle 73 Aufgaben und 59 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Teilnehmer und Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Demonstrationen planen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen und Hausregeln prüfen

  • Publikumsinformationen veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Parkinformationen versenden

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Ort und Zugang prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Bühne und Demo-Ecke einrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Instrumentenstände aufstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Besucherliste bereitlegen

  • Kasse und Zahlungsterminal testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Aussteller-Briefing geben

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Be- und Entladezone freihalten

    2 Personen

  • Eingang öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm verteilen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Musikdemos begleiten

    2 Personen

  • Bühnenprogramm ankündigen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

  • Ruheraum überprüfen

  • Fotomoment begleiten

  • Letzten Programmpunkt ankündigen

  • Eingang schließen

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    3 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung sicher verstauen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten endreinigen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Aussteller im Nachgang benachrichtigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AnmeldetischeAnz. 2
  • StehtischeAnz. 30
  • KlappstühleAnz. 120
  • BiertischeAnz. 8
  • LoungebänkeAnz. 4
  • Niedrige TischeAnz. 4
  • HockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • BühnenelementeAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 4
  • InstrumentenständerAnz. 12
  • NotenständerAnz. 6
  • KopfhörerAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 10
  • Laptop

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • MessebannerAnz. 4
  • StandnummernAnz. 30
  • Programmatische PosterAnz. 10
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 30
  • Dekorative StoffeAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • PapierklebebandAnz. 12

Geschirr

  • GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenschüsselnAnz. 6

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Frist für Ausstelleranmeldungen mindestens 4 Wochen vor der Musikmesse fest. Frage dabei nicht nur Namen und Kontaktdaten ab, sondern auch Ernährungswünsche sowie technische Anforderungen für Instrumente und Vorführungen.
  • Schicke Parkinformationen und Ausstellerhinweise spätestens 7 Tage vorher. Markiere darin Zufahrt, Be- und Entladezone, Aufbauzeiten und den Zugang zum Veranstaltungsort, damit am Messetag keine Rückfragen den Aufbau bremsen.
  • Plane Demonstrationen und Musikprogramm mit festen Zeitfenstern von 15 bis 30 Minuten. Sammle die benötigten Geräte vorher und teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und Kabel spätestens am Vortag.
  • Erstelle die Standaufteilung vor dem Aufbau maßstabgetreu und hänge Standnummern an drei Stellen aus: am Eingang, an den Wegweisern und direkt am Stand. So finden Besucher auch bei vielen Ausstellern ohne zusätzliche Einweisung ihren Platz.
  • Halte die Be- und Entladezone während des gesamten Aufbaus frei und stelle Kabelmatten über jede Verlängerungsleitung. Lege Taschenlampen und Ersatzkabel nicht in Kartons am Rand, sondern an einen festgelegten Technikpunkt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Musikmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Ausstellerliste. Vier Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Standaufteilung und Programmplanung bereits laufen.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Musikmesse einladen?
Lade Aussteller spätestens 6 Wochen vor der Musikmesse ein und setze eine Anmeldefrist etwa 4 Wochen vorher. So bleiben ungefähr 14 Tage, um Standplätze, technische Anforderungen und Rückfragen zu klären.
Wann muss die Technik für eine Musikmesse getestet werden?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Laptop, Licht und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Plane zusätzlich 60 bis 90 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest ein.
Was muss am Tag der Musikmesse zuerst erledigt werden?
Prüfe zuerst Zugang und Ladezone und empfange danach die Aussteller. Stelle anschließend Tische und Stühle auf, markiere die Standplätze und hänge Standnummern sowie Wegweiser auf, bevor Besucher eintreffen.

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