Salon de la musique : la checklist pour tout organiser

Un Salon de la musique demande une préparation précise, surtout quand plusieurs exposants et démonstrations partagent le même espace. Commence par confirmer la date, le lieu et les règles d’accueil, puis structure les inscriptions et le programme musical. Les dernières semaines servent à recueillir les besoins techniques, alimentaires et logistiques. Le jour J, garde une personne disponible pour les exposants, les branchements et l’accès à la zone de chargement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les participants et les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Enregistrer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme musical
2 personnes
Planifier les démonstrations
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
Publier les informations au public
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Envoyer les infos de parking
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la scène et l’espace de démonstration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les stands d’instruments
2 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer la liste des visiteurs
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing des exposants
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
Ouvrir l’entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer les démonstrations musicales
2 personnes
Annoncer le programme de la scène
Vérifier le niveau sonore
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Vérifier la zone de repos
Animer le moment photo
Annoncer le dernier élément du programme
Fermer l'entrée
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Faire démonter les stands
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
Compter le stock
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Contacter les exposants après l’événement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de standqté 30
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 8
Canapés de salonqté 4
Tables bassesqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Éléments de podiumqté 4
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtiers DIqté 4
Supports d’instrumentsqté 12
Pieds de microqté 6
Casques audioqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 4
Numéros de standqté 30
Affiches du programmeqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 30
Tissus décoratifsqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Ruban de papierqté 12

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bols de cuisineqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Poubellesqté 10
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre d’exposants, leurs besoins alimentaires et le matériel à prévoir. Fixe une date limite, idéalement 10 à 14 jours avant le salon.
Prépare le plan des stands avant d’envoyer les informations aux exposants. Numérote chaque emplacement et réserve un passage assez large pour les visiteurs, les instruments et le déchargement.
Demande les besoins techniques au moins 7 jours avant l’événement : prises, rallonges, boîtiers DI, microphones et supports d’instruments. Teste ensuite la table de mixage, l’ordinateur et les projecteurs avant l’ouverture.
Publie le programme musical avec les horaires des démonstrations et les informations de parking. Envoie la version finale aux exposants 3 à 5 jours avant le salon pour éviter les arrivées au mauvais moment.
Le jour J, garde la zone de chargement et de déchargement libre pendant l’installation. Prévois une table d’inscription, les numéros de stand, les panneaux indicateurs et une personne pour accueillir les exposants dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de la musique ?: Commence environ 8 à 10 semaines avant la date prévue. Confirme d’abord le lieu et le règlement, puis lance les invitations et les inscriptions afin d’avoir le nombre d’exposants et leurs contraintes au moins 2 semaines avant l’événement.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?: Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant le salon. Ce délai permet de finaliser le plan des stands, le programme, les besoins alimentaires et les informations techniques.
Combien de temps prévoir pour installer un Salon de la musique ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les tables, chaises, stands, signalétique et éclairages. Ajoute 30 à 60 minutes pour tester la sonorisation, les microphones, les branchements et les démonstrations.
Que faut-il envoyer aux exposants avant le Salon de la musique ?: Envoie les horaires, le numéro du stand, le plan d’accès, les informations de parking, les consignes de chargement et le programme musical 3 à 5 jours avant l’événement. Demande aussi une confirmation de leurs besoins techniques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.