Cómo organizar una feria de música sin dejar cabos sueltos

Una feria de música combina puestos, actuaciones, demostraciones y circulación constante de público. Para que el día funcione, primero debes cerrar la fecha y el espacio, después coordinar a expositores y participantes y, por último, preparar el montaje técnico y la señalización. El sonido merece una prueba independiente: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables y electricidad suelen fallar cuando se revisan demasiado tarde. Esta checklist reúne 73 tareas y 59 materiales para avanzar en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Invitar a participantes y expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar a los expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa musical
2 personas
Planificar demostraciones
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos y normas de la casa
Publicar información para el público
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar información a los expositores
Enviar la información de aparcamiento
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar el escenario y el área de demostración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar soportes para instrumentos
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar la lista de visitantes
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
Abrir la entrada
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar demos musicales
2 personas
Anunciar el programa del escenario
Comprobar el nivel de sonido
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Comprobar la sala de descanso
Coordinar el momento de fotos
Anunciar el último punto del programa
Cerrar la entrada
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Guardar el equipo de forma segura
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Realizar la limpieza final de los baños
Contar el inventario
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar seguimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas altascant. 30
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 8
Sofás loungecant. 4
Mesas bajascant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 4
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cajas DIcant. 4
Soportes para instrumentoscant. 12
Atrilescant. 6
Auricularescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 4

Decoración

Banners de la feriacant. 4
Números de standcant. 30
Pósteres del programacant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 30
Paños decorativoscant. 8
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Cinta de papelcant. 12

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuencos de cocinacant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formulario de inscripción con suficiente antelación para poder registrar a los expositores, recopilar sus necesidades dietéticas y enviarles instrucciones de llegada. Reserva al menos una semana para corregir datos incompletos.
Prepara el plano de puestos antes de publicar la información para el público. Numera cada ubicación y coloca los carteles direccionales de forma que una persona pueda encontrar un stand sin preguntar en recepción.
Pide las necesidades técnicas de cada actuación y demostración antes de hacer el programa definitivo. Comprueba micrófonos, cajas DI, soportes, atriles y cables durante una prueba completa, no solo encendiendo los altavoces.
Envía la información de aparcamiento y descarga junto con el horario de montaje. Mantén libre la zona de carga y descarga durante la llegada de expositores y asigna una persona para recibirlos y acompañarlos a su puesto.
Haz la compra y reúne los materiales después de comprobar el lugar y el acceso. El día anterior verifica mesas, sillas, iluminación, alargadores, regletas, alfombrillas para cables, números de stand y pósteres del programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de música?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha y ubicación, abrir inscripciones y contactar con participantes y expositores. Reserva la última semana para cerrar el programa, enviar instrucciones y comprobar permisos, compras y necesidades técnicas.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de expositores?: Ciérrala entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para confirmar cada stand, recoger preferencias dietéticas, terminar el plano y enviar información de aparcamiento, horarios y montaje.
¿Cuándo hay que probar el sonido de una feria de música?: Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes, con la mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, cajas DI, soportes y cables que se usarán. Repite una comprobación breve al llegar al recinto, antes de recibir al público.
¿Cuánto tiempo antes se monta una feria de música?: Calcula entre 3 y 4 horas para colocar mesas y sillas, marcar los stands, instalar el sonido, poner la iluminación y colgar la señalización. Si hay escenario, demostraciones o muchos expositores, añade al menos 1 hora de margen.

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