Zo organiseer je een muziekavond zonder verrassingen

Begin een muziekavond niet met decoratie of boodschappen, maar met de programmering, locatie en techniek. Leg eerst vast hoeveel optredens je hebt, hoeveel bezoekers je verwacht en hoeveel tijd er tussen sets nodig is. Daarna regel je vergunningen, geluid en uitnodigingen in die volgorde. Op de dag zelf draait alles om een korte soundcheck, vrije vluchtroutes en een entree, garderobe en bar die vóór binnenkomst klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen openen
3
Optredens vastleggen
2 personen
4
Muziekprogramma maken
2 personen
5
Locatie reserveren
6
Geluidsapparatuur reserveren
7
Vergunningen controleren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Optredens bevestigen
2 personen
11
Draaiboek afdrukken
12
Bezoekerslijst afdrukken
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Apparatuur ophalen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte inspecteren
2 personen
20
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Entree inrichten
2 personen
24
Garderobe inrichten
2 personen
25
Bar inrichten
3 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
3 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Tafels decoreren
2 personen
30
Licht ophangen
2 personen
31
Speakers plaatsen
3 personen
32
Mengpaneel aansluiten
2 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Muziek afspeellijst testen
2 personen
35
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
36
Optredens ontvangen
2 personen
37
Instrumenten klaarzetten
3 personen
38
Briefing medewerkers geven
2 personen

Event

39
Deuren openen
3 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Garderobe beheren
2 personen
42
Koffie en thee schenken
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Muziek afspelen
45
Optredens aankondigen
46
Microfoons bedienen
47
Podiumwissels begeleiden
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes bijvullen
2 personen
51
Koffiepunt bijvullen
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
54
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Geluidsniveau controleren
57
Laatste optreden aankondigen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
59
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
60
Muziek uitschakelen

Nazorg

61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Apparatuur afkoppelen
3 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Bar opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval sorteren
2 personen
68
Vloer vegen
2 personen
69
Ruimte dweilen
2 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Geleende spullen controleren
2 personen
73
Apparatuur retourneren
2 personen
74
Restanten opslaan
2 personen
75
Gevonden voorwerpen bewaren
76
Bedankbericht versturen
77
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 6
Barmeubel
Garderoberekkenaantal 3
Klaptafelsaantal 4

Servies

Glazenaantal 140
Bierglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Laptop
DI-boxenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Muziekpostersaantal 12
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Programmapostersaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2
Serveertangenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de geluidsapparatuur zodra de optredens vaststaan. Controleer per act hoeveel microfoons, DI-boxen en instrumentkabels nodig zijn en plan minimaal 60 minuten voor opbouw en soundcheck.
Maak het muziekprogramma met wisseltijden, pauzes en een eindtijd. Reken per optreden niet alleen de speelduur, maar ook 10 tot 15 minuten voor af- en opbouw van het volgende optreden.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de muziekavond en verwerk dieetwensen meteen in je boodschappenlijst. Zo weet je vóór het boodschappen doen hoeveel drank, snacks, borden en glazen nodig zijn.
Open de locatie minimaal 2 uur vóór de eerste bezoeker. Gebruik het eerste uur voor apparatuur, LED-spots en bar; reserveer daarna tijd voor de ruimte-inspectie, vluchtroutes en een volledige geluidscontrole.
Druk het draaiboek en de bezoekerslijst op de dag zelf af, ook als alles digitaal is gedeeld. Zet bij de entree, garderobe en bar één verantwoordelijke neer, zodat vragen niet bij de muzikanten of technicus terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekavond organiseren?: Leg locatie, optredens en geluidsapparatuur bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer vergunningen uiterlijk 4 weken voor de avond, omdat voorwaarden en behandeltijden per locatie kunnen verschillen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekavond?: Plan minimaal 2 uur voor een eenvoudige opbouw met speakers, mengpaneel, microfoons en verlichting. Bij meerdere optredens of een gedeelde backline is 3 tot 4 uur veiliger, inclusief soundcheck.
Hoeveel drank heb je nodig voor een muziekavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast voortdurend water klaar en koop pas definitief in nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Wanneer moet je de bezoekerslijst en het draaiboek afdrukken?: Druk beide documenten op de dag van de muziekavond af, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Maak daarnaast uiterlijk 24 uur vooraf een laatste controle van programma, contactgegevens, boodschappen en apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.