Einen Musikabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Musikabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du den Raum und die Technik, dann stellst du Programm und Anmeldungen zusammen. Plane Auftritte mit festen Zeiten und halte Änderungen schriftlich fest. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Aufbau, Soundcheck, Einlass und Getränke. Die häufigsten Pannen entstehen, wenn Kabel, Mikrofone oder Ernährungswünsche erst kurz vor Beginn geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen öffnen
3
Auftritte festhalten
2 Personen
4
Musikprogramm erstellen
2 Personen
5
Location reservieren
6
Tonanlage reservieren
7
Genehmigungen prüfen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Auftritte bestätigen
2 Personen
11
Drehbuch ausdrucken
12
Besucherliste ausdrucken
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
3 Personen
15
Equipment abholen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Haltbare Snacks bereitstellen
2 Personen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Raum inspizieren
2 Personen
20
Fluchtwege freihalten
2 Personen
21
Tische aufstellen
4 Personen
22
Stühle aufstellen
4 Personen
23
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
24
Garderobe einrichten
2 Personen
25
Bar einrichten
3 Personen
26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
27
Snacks bereitstellen
3 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Tische dekorieren
2 Personen
30
Licht aufhängen
2 Personen
31
Lautsprecher aufstellen
3 Personen
32
Mischpult anschließen
2 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Musikwiedergabeliste testen
2 Personen
35
Soundcheck durchführen
3 Personen
36
Auftritte empfangen
2 Personen
37
Instrumente bereitstellen
3 Personen
38
Mitarbeiter briefing geben
2 Personen

Event

39
Türen öffnen
3 Personen
40
Besucher registrieren
3 Personen
41
Garderobe verwalten
2 Personen
42
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Musik abspielen
45
Auftritte ankündigen
46
Mikrofone bedienen
47
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
48
Getränke servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks nachfüllen
2 Personen
51
Kaffeestation auffüllen
52
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
53
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
54
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Lautstärke kontrollieren
57
Letzten Auftritt ankündigen
58
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
59
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen
60
Musik ausschalten

Nachbereitung

61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Geräte abkoppeln
3 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Bar aufräumen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall trennen
2 Personen
68
Boden fegen
2 Personen
69
Raum wischen
2 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
72
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
73
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Reste einlagern
2 Personen
75
Fundgegenstände aufbewahren
76
Dankesnachricht versenden
77
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BarhockerAnz. 6
Bartheke
GarderobenständerAnz. 3
KlappischeAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 140
BiergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
Laptop
DI-BoxenAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

MusikplakateAnz. 12
GirlandenAnz. 10
TischdeckenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
Programmatische PosterAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 2
ServierzangenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Location, Tonanlage und Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Musikabend fest. Prüfe dabei auch, ob Aufbau, Lautstärke und Fluchtwege erlaubt sind.
Erstelle das Musikprogramm spätestens 2 Wochen vorher und bestätige jeden Auftritt schriftlich. Plane pro Beitrag zusätzlich 5 bis 10 Minuten für Wechsel und kurze Umbauten ein.
Schließe die Anmeldungen 7 Tage vor dem Termin und erfasse bis dahin Ernährungswünsche. So kannst du Einkauf, Sitzplätze und die Besucherliste rechtzeitig anpassen.
Teste Laptop, Mischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofone und DI-Boxen mindestens 2 Stunden vor Einlass. Lege XLR- und Instrumentenkabel, Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und Gaffer Tape sichtbar als Reserve bereit.
Öffne den Raum mindestens 3 Stunden vorher. Richte zuerst Tische, Stühle, Garderobe und Bar ein, halte Fluchtwege frei und kühle Getränke, bevor der Soundcheck beginnt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Musikabend organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Tonanlage und Genehmigungen. Programm, Auftritte und Anmeldungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin weitgehend feststehen.
Wann sollte das Musikprogramm für einen Musikabend feststehen?: Erstelle den Ablauf spätestens 2 Wochen vorher und bestätige die Auftritte anschließend schriftlich. Plane pro Auftritt 5 bis 10 Minuten Puffer für Wechsel, Stimmen und Umbauten ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Musikabend?: Rechne mit mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Für Technik, Soundcheck und eine abschließende Raumkontrolle solltest du zusätzlich etwa 2 Stunden einplanen.
Wann kauft man Getränke und Snacks für einen Musikabend ein?: Kaufe haltbare Snacks und fehlende Getränke 2 bis 3 Tage vorher. Kühlware und Getränke, die kalt serviert werden, prüfst und kühlst du am Veranstaltungstag spätestens 3 Stunden vor Beginn.

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