Cómo organizar una noche de música paso a paso

Una noche de música necesita dos planes coordinados: el programa de actuaciones y la logística del espacio. Empieza cerrando el lugar, los permisos y el equipo de sonido; después abre las inscripciones y confirma quién actúa. Con esa información puedes ordenar el programa, calcular comida y bebida y preparar el montaje. El día del evento, reserva tiempo para probar micrófonos, altavoces y conexiones antes de que llegue el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Abrir inscripciones
3
Registrar las actuaciones
2 personas
4
Crear el programa musical
2 personas
5
Reservar el lugar
6
Reservar equipo de sonido
7
Comprobar permisos
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar las actuaciones
2 personas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Imprimir la lista de visitantes
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Recoger el equipo
2 personas
16
Enfriar bebidas
2 personas
17
Preparar snacks de larga duración
2 personas
18
Abrir la ubicación
2 personas
19
Inspeccionar el espacio
2 personas
20
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
21
Montar mesas
4 personas
22
Colocar las sillas
4 personas
23
Montar la entrada
2 personas
24
Montar el guardarropa
2 personas
25
Montar la barra
3 personas
26
Montar el punto de café
2 personas
27
Preparar los aperitivos
3 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Decorar las mesas
2 personas
30
Colgar luces
2 personas
31
Colocar los altavoces
3 personas
32
Conectar la mesa de mezclas
2 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Probar la lista de reproducción de música
2 personas
35
Realizar la prueba de sonido
3 personas
36
Recibir actuaciones
2 personas
37
Preparar los instrumentos
3 personas
38
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

39
Abrir las puertas
3 personas
40
Registrar a los visitantes
3 personas
41
Gestionar el guardarropa
2 personas
42
Servir café y té
2 personas
43
Servir aperitivos
3 personas
44
Poner música
45
Anunciar las actuaciones
46
Operar los micrófonos
47
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
48
Servir las bebidas
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer aperitivos
2 personas
51
Reponer el punto de café
52
Recoger la vajilla usada
2 personas
53
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
54
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Comprobar el nivel de sonido
57
Anunciar la última actuación
58
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
59
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas
60
Apagar la música

Seguimiento

61
Apagar el equipo
2 personas
62
Desconectar el equipo
3 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Recoger la barra
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Clasificar residuos
2 personas
68
Barrer el suelo
2 personas
69
Fregar el espacio
2 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Cerrar el recinto
2 personas
72
Comprobar los objetos prestados
2 personas
73
Devolver el equipo
2 personas
74
Guardar los restos
2 personas
75
Guardar los objetos perdidos
76
Enviar mensaje de agradecimiento
77
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Taburetes de barcant. 6
Mueble de bar
Percheroscant. 3
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Vasoscant. 140
Copas de cervezacant. 80
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 2
Portátil
Cajas DIcant. 2
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 12
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Baterías de repuestocant. 24
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Pósters de músicacant. 12
Guirnaldascant. 10
Mantelescant. 12
Decoraciones de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Pósteres del programacant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 2
Pinzas de servircant. 12
Abrebotellascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Papeleracant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, los permisos y el equipo de sonido antes de publicar las invitaciones. Si falta una de estas tres piezas, las inscripciones pueden obligarte a cambiar la fecha o el formato.
Define el programa musical cuando conozcas las actuaciones confirmadas. Deja unos minutos entre actuaciones para cambios de instrumentos, pruebas de micrófono y entradas al escenario.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y revisa la lista de compra antes de comprar. Enfría las bebidas con antelación y prepara los snacks que puedan conservarse sin refrigeración.
Llega al lugar con margen para inspeccionar el espacio, despejar las rutas de evacuación y montar entrada, guardarropa y barra. Coloca mesas y sillas después de decidir por dónde circularán el público y los artistas.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables, regletas y focos. Guarda baterías de repuesto, cinta gaffer y cables adicionales en un punto accesible, no dentro de una caja ya cerrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de música?: Empieza al menos 4 semanas antes si habrá actuaciones, inscripciones y equipo de sonido externo. Reserva el lugar y comprueba los permisos al principio; deja la compra y el montaje final para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de actuaciones?: Confirma las actuaciones y prepara el programa entre 7 y 10 días antes. Así puedes imprimir el plan de trabajo, avisar a cada participante de su horario y detectar a tiempo los cambios de equipo o de duración.
¿Cuánta bebida se calcula por persona?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por persona y hora. Añade agua y contempla las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para inspeccionar el lugar, montar mesas, sillas, barra, guardarropa y entrada, y probar el sonido. Si hay varias actuaciones o equipo técnico complejo, añade 1 hora más.

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