Checklist voor een musicalvoorstelling organiseren

Een musicalvoorstelling vraagt meer dan een script, spelers en een podium. Je regelt tegelijk repetities, muziek- en auteursrechten, techniek, kostuums, decor, publieksontvangst en catering. Begin met datum, locatie en voorstelling, en werk daarna in vaste stappen naar de première toe. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, zodat microfoons, programmaboekjes, dieetwensen en rekwisieten niet op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muziekrechten controleren
Script en muziek selecteren
3 personen
Rolverdeling vaststellen
3 personen
Repetitieschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Programmaboekjes bestellen
Affiches ophangen
2 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Decorontwerp uitwerken
3 personen
Techniekplan maken
2 personen
Catering reserveren
Stoelenplan maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Laatste repetitie uitvoeren
15 personen
Teksten en muziek controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Decor en rekwisieten laden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Decor opbouwen
4 personen
Licht en geluid aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst klaarzetten
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen

Event

Acteurs laten omkleden
3 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Voorstelling begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Artiestenmaaltijd serveren
3 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Kostuums verzamelen
3 personen
Rekwisieten inpakken
3 personen
Decor afbreken
4 personen
Licht en geluid afkoppelen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende kostuums retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 4
Kledingstomersaantal 2
Spiegelsaantal 4
Kledingstangenaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Achterdoekaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Sierverlichtingaantal 4
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Afwasteilenaantal 6

Catering

Koekschalenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Kleedkamerkoelkastenaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Tips

Leg de voorstelling, datum en locatie eerst vast. Controleer direct daarna de muziek- en auteursrechten, want toestemming regelen kan meerdere weken duren.
Maak het repetitieschema zodra de rolverdeling rond is. Plan de laatste repetitie uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling, zodat je nog tijd hebt voor tekst-, muziek- en techniekcorrecties.
Controleer techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op werking. Test draadloze microfoons, mengpaneel, luidsprekers, audiokabels, podiumspots en verlenghaspels tijdens een volledige doorloop.
Werk decor, kostuums en rekwisieten per scène uit en label alles. Laad decorpanelen, podiumdelen en rekwisieten vooraf in, zodat op de speeldag alleen nog opgebouwd en gecontroleerd hoeft te worden.
Sluit de publieksplanning vroeg af. Verwerk aanmeldingen, bevestig reserveringen, verzamel dieetwensen en bestel programmaboekjes voordat je de catering en het stoelenplan definitief maakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een musicalvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren. Reserveer de locatie en leg de voorstelling eerst vast; plan daarna rechten, rolverdeling, repetities, techniek, decor en catering.
Wanneer moet je de repetities voor een musical plannen?: Maak het repetitieschema direct na de rolverdeling en plan meerdere vaste momenten per week. Houd de laatste volledige repetitie uiterlijk 3 tot 7 dagen voor de voorstelling, zodat correcties nog mogelijk zijn.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een musicalvoorstelling?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige sprekers en de beschikbare wisselmogelijkheden. Tel minimaal één microfoon per gelijktijdige solist en test alle draadloze microfoons tijdens een volledige doorloop.
Wanneer bestel je programmaboekjes en regel je catering?: Bestel programmaboekjes zodra programma en namen definitief zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig catering en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.