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Checklist pour organiser un spectacle musical

Un spectacle musical demande de coordonner la scène, les répétitions, les invitations et l’accueil du public. Commence par fixer la date, réserver le lieu et vérifier les droits musicaux avant de confirmer le programme. Ensuite, organise les rôles, les répétitions, les costumes, les accessoires et le plan technique. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour le son, les sièges, le catering et le chargement du décor.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer le spectacle et la date

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les droits musicaux

  • Sélectionner le script et la musique

    3 personnes

  • Définir la répartition des rôles

    3 personnes

  • Créer le planning des répétitions

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les réservations

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Commander les livrets du programme

  • Accrocher les affiches

    2 personnes

  • Rassembler les costumes

    3 personnes

  • Rassembler les accessoires

    3 personnes

  • Élaborer le design du décor

    3 personnes

  • Élaborer le plan technique

    2 personnes

  • Réserver le catering

  • Établir le plan des sièges

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Effectuer la répétition finale

    15 personnes

  • Vérifier les textes et la musique

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Charger le décor et les accessoires

    4 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Monter la décoration

    4 personnes

  • Brancher l’éclairage et le son

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Tester la diffusion de musique

    2 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Préparer les tables d’accueil

    2 personnes

  • Aménager les vestiaires

    2 personnes

  • Préparer les costumes

    3 personnes

  • Installer les accessoires

    3 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Déposer les livrets du programme

    2 personnes

  • Aménager l'entrée et le vestiaire

    2 personnes

Événement

  • Faire changer les acteurs

    3 personnes

  • Accueillir le public

    4 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Tenir le vestiaire

    2 personnes

  • Animer le spectacle

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir les boissons de la pause

    4 personnes

  • Reconduire le public dans la salle

    2 personnes

  • Accompagner la deuxième représentation

    3 personnes

  • Servir le repas des artistes

    3 personnes

  • Saluer le public au revoir

    3 personnes

  • Fermer le vestiaire

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les costumes

    3 personnes

  • Emballer les accessoires

    3 personnes

  • Démonter le décor

    4 personnes

  • Débrancher l’éclairage et le son

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Nettoyer les vestiaires

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Retourner les costumes empruntés

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 6
  • Chaisesqté 120
  • Tablesqté 8
  • Chaises des vestiairesqté 12
  • Portants à vêtementsqté 4

Équipement

  • Microphones sans filqté 6
  • Pieds de microqté 4
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Câbles audioqté 12
  • Rallonges électriquesqté 4
  • Défroisseurs vapeurqté 2
  • Miroirsqté 4
  • Portants à vêtementsqté 4

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 3
  • Multiprisesqté 6

Décoration

  • Fond de scèneqté 2
  • Panneaux décoratifsqté 6
  • Plantes artificiellesqté 8
  • Tissus décoratifsqté 6
  • Éclairage décoratifqté 4
  • Ruban adhésifqté 6
  • Attaches-câblesqté 100
  • Ciseauxqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verres à eauqté 120
  • Assiettes à pâtisserieqté 120
  • Cuillères à caféqté 120
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Pinces de serviceqté 6
  • Bacs à vaisselleqté 6

Catering

  • Plateaux à biscuitsqté 8
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Réfrigérateurs du vestiaireqté 2
  • Courses

Nettoyage

  • Aspirateurqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 3
  • Poubellesqté 8

Conseils

  • Réserve le lieu avant d’annoncer la date : vérifie la capacité, les horaires d’accès, les prises électriques et le temps disponible pour installer puis démonter la scène.
  • Prévois le planning des répétitions dès que les rôles sont répartis. Garde une répétition finale complète, avec les textes, la musique, les microphones, les lumières et les changements de costumes.
  • Ne commande pas les livrets du programme avant d’avoir validé le contenu définitif. Vérifie les noms, les rôles, l’ordre des morceaux et les éventuelles mentions liées aux droits musicaux.
  • Pour l’accueil, établis le plan des sièges et répartis les bénévoles au moins quelques jours avant le spectacle. Confirme aussi les besoins alimentaires et le nombre de personnes attendues au catering.
  • Le jour du spectacle, prévois une vérification technique avant l’arrivée du public : microphones, câbles, haut-parleurs, éclairage, multiprises et accessoires doivent être testés séparément, puis pendant une scène complète.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle musical ?
Commence idéalement 3 à 6 mois avant la représentation. Cette marge laisse le temps de réserver le lieu, de vérifier les droits musicaux, de répartir les rôles et de planifier plusieurs répétitions.
Combien de répétitions faut-il prévoir pour un spectacle musical ?
Prévois au moins 4 à 6 répétitions, selon la durée et la complexité du spectacle. Ajoute une répétition finale complète dans les jours précédant la représentation, avec la technique, les costumes et les accessoires.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle musical ?
Envoie une première invitation environ 4 à 6 semaines avant le spectacle. Demande une confirmation de présence et relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant la date.
Quand vérifier le matériel technique le jour du spectacle ?
Fais une première vérification 3 à 4 heures avant l’arrivée du public. Termine ensuite un test complet au moins 60 minutes avant l’ouverture, afin de pouvoir remplacer un câble, régler un microphone ou déplacer un projecteur.

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